Introduction Choix de la thématique Expérience de collaboration réussie entre une direction des soins et une direction des ressources humaines Méthodologie.

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2 Introduction Choix de la thématique Expérience de collaboration réussie entre une direction des soins et une direction des ressources humaines Méthodologie transférable 2

3 Contexte  Contexte de crise dans un service de chirurgie viscérale au sein d’un CHU.  Absentéisme majeur pendant une période estivale.  Nécessité de renforcer l’effectif pour passer le temps de la crise.  Mise en évidence de problèmes organisationnels.  Décision de mettre en place un travail de fond 3

4 Réunion plénière Sous l’égide de la direction générale, et en présence de la DRH, la DS, le service de chirurgie viscérale et les partenaires sociaux. 4

5 Le constat partagé (1)  Problème d’absenteisme soit mais…  Mise en évidence d’irrégularités gestion du temps de travail  Renouvellement complet et récent de l’équipe d’encadrement  Dégradation des conditions de travail sur l’année écoulée  Turn Over important, perte de compétences et intégration difficile des nouveaux arrivants 5

6 Constat partagé (2)  Augmentation sensible de l’activité 6%  Evolution des profils patients, complexité des Prises en charge  Sorties « trop » précoces du Service intensif post opératoire ( SIPO) et de réanimation.  Problème de dette sociale  Les personnels évoquent des problèmes de désorganisation: - heure d’entrée des patients, papiers de sortie - organisation des visites médicales, manque de cohérence des organisations (médicales et soignantes). 6

7 Les attentes  Un travail de fond sur les problématiques RH mais également organisationnelles  Des propositions concrètes et mise en œuvre rapide d’un plan d’actions  Esprit constructif « sortir de la crise »  Ce groupe de travail n’a pas vocation à négocier quoi que ce soit  Les arbitrages se feront en réunion plénière 7

8 Méthodologie  2 sous-groupes de travail pilotés par la DS et la DRH 1. « Parcours patient » 2. « Les ressources humaines » 8

9 Composition des groupes  Les personnels du service: médecins et paramédicaux  Les partenaires sociaux ( CGT et FO et CFDT)  La médecine du travail  Des experts: évaluation charge de travail, compétences organisationnelles ( DS) et en ressources humaines ( AAH DRH) 9

10 Participation  20 personnes ont participé  Assiduité des partenaires sociaux et des personnels du service  Présence de l’encadrement  Présence médicale ( chef de service, chefs de clinique, MAR)  Les services de brancardage, radiologie, SSPI, bloc et réa… 10

11 Les indicateurs RH ( %) PNM  Effectifs moyens rémunérés stables N= 110.86 N-1= 109.48  Présentéisme N=84,81 N-1= 84,81  Absentéisme  N= 15,19 N-1=14,78 Remplacements: N= 50,91 N-1= 33,31 11

12 Pyramides des Âges :  L’âge moyen est de 36 ans  I.D.E. 30 ans ; 42 personnes, dont 27 en dessous de 29 ans ;  A.S. 42 ans ; 41 personnes, dont 15 de plus de 45 ans(4 ont plus de 55 ans);  A.S.H. 34 ans ; 20 personnes, dont 12 de moins de 34 ans; 12

13 Qualification de l’absentéisme  Augmentation de la maladie ordinaire  Légère baisse des CLM/CLD AS/ASH  Augmentation de la maternité IDE  Accidents du travail en baisse 13

14 La dette sociale  Heures supplémentaires N-1 : 397 h  Heures supplémentaires N : 481 h Au total 878 concentré sur 8 agents sur 36 14

15 Turn Over  On constate un Turn over élevé sur l’ensemble des catégories professionnelles  Les IDE 18% malgré tout en baisse /n-1 Les nouveaux arrivants sont plus jeunes ( 26 ans)  Les AS 10,98% et ASH 23,33 en Hausse /N-1 15

16 Plan d’actions interne au pôle  Recentrage du temps paramédical sur des missions propres  Mise en adéquation des effectifs avec l’activité ( étude TO, SIIPS, fermetures programmées…)  Renforcement de l’équipe de remplacement « parcours de professionnalisation » de 11 semaines ( attractivité et fidélisation)  Entretien d’accueil et de départ, de tout agent du pôle par le CSP  Construction de support de connaissances médico soigantes intergénérationnelles ». 16

17 suite  Politique de retour à l ’emploi et collaboration étroite avec la DRH et la DS, postes aménagés, contrats de transition professionnelle; suivi régulier et personnalisé des agents  Démarche de maintien à l’emploi des femmes enceintes: poste à la journée, choix d’horaire facilité, affectation temporaire sur des activités programmées ou de consultation. 17

18 Evaluation de la charge de travail  Les SIIPS sont en place dans l’établissement  Evaluation du temps nécessaire pour assurer la charge de travail /24h  A partir des maquettes organisationnelles, évaluation du temps agent disponible sur 24h  Calcul du TPA sur les unités du pôle  Simulations pour tendre vers un TPA d’équilible avec proposition de plusieurs hypothèses  Analyse comparative des simulations 18

19 Risques psychosociaux  Charge mentale en lien avec l’activité d’urgence et la morbi-mortalité des profils patients  Les fermetures de lits/mobilité des personnels « subie »  L’ Absentéisme induit des changements planning/fatigue accumulée (équipe et encadrement)  Cycle jour nuit  Le tutorat des nouveaux arrivants 19

20 Parcours patient  Les entrées le matin à 7h30 Manque de lits Difficulté d’accueil/stress/préparation pour le bloc  Les entrées du soir trop tardives Imposent à l’IDE de journée de rester 20

21 Parcours Patient  La sortie manque d ’anticipation: Papiers de sortie Trop précipitée Pas de temps dédié « la sortie reste un soin… » perte de sens générant de l’insatisfaction des IDE. 21

22 Parcours patient  Visite médicale 7h30 et la contre visite Pas toujours séniorisée? Attente de décision Perte d’informations Interrompue La visite du samedi matin du chef de service requiert une IDE à la journée pour éviter les H++ 22

23 Parcours patient Pansements: - Défaut de confiance entre les internes et les IDE induisant des ouvertures itératives des pansements - Charge de travail +++ 23

24 Parcours patient  Visite des Médecins Anesthésistes Réa -Pas d’horaire formalisé, improvisation des venues dans l’UF Prescription sans voir le patient Délai d’attente pour la récupération des examens Retard de PEC de la douleur et ATB Changement d’interlocuteur, double visite/double relève de prescriptions 24

25 Parcours patient  Observation médicale absente dans le dossier, difficulté pour la visite de spécialistes  Problème de continuité de PEC/règlementation 25

26 Parcours patient  Les examens biologiques : délais de retour trop longs: Retards de prise en charge, de sorties, de prescriptions. Réalisation de bilans de sortie systématiques? Pertinence des soins? 26

27 Parcours patients  Retours SSPI et Bloc inopinés, non anticipés interrompant les tâches en cours  Sorties de SSPI trop rapprochées  Pic de sorties SSPI 27

28 Parcours patient  Le brancardage est trop souvent assuré par les personnels des UF de jour comme de nuit, interrompant les tâches en cours ( stress) 28

29 Proposition de plan d’actions  Projet de création d’une USC ( 9lits) mieux adaptée au profil patients  Entrées le matin réservées à l’activité ambulatoire  Systématisation de l’observation médicale dans le dossier patient  Respect des horaires de visites 7h30-8h15  Visite séniorisée et sanctuarisation de la CV  Formalisation des horaires de visite des MAR  Prescription médicale validée et en temps réel 29

30 Plan d’actions (2)  Meilleure prise compte de l’évaluation clinique IDE  Pertinence des prescriptions d’examens complémentaires ( EPP)  Anticipation des sorties à J-1, utilisation de la macro cible « sortie »  Renforcement de la collaboration médico-soignante  Renforcement d’un ETP IDE en sus et prise en compte de la dette 30

31 Conclusion  Groupe de travail pluri professionnel et interdisciplinaire s’appuyant sur le dynamisme de chacun, l’écoute constructive de tous, une collaboration médicale et une réactivité de l’encadrement: Constats partagés Analyse et compréhension commune Mise en œuvre d’actions correctives consensuelles Rendu des conclusions et engagement institutionnel 31

32 Mise en perspective  Démarche pédagogique pour les personnels, l’encadrement et les partenaires sociaux  Réflexion-Action  Construction d’un modèle d’analyse d’une organisation: Formalisation de la méthodologie Construction de tableaux de bord d’indicateurs partagés( RH et Charge de travail) Amélioration du pilotage médico-économique des organisations et une amélioration du parcours soignant 32

33 Conditions de réussite 33