Management de Projet LA GESTION DE PROJET DANS LE MONDE DE L’INDUSTRIE

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1 Guy Ladegaillerie ladegaillerie.guy@neuf.fr
Management de Projet LA GESTION DE PROJET DANS LE MONDE DE L’INDUSTRIE Partie 4 Guy Ladegaillerie 22/01/2009 G. Ladegaillerie

2 Management de Projet Introduction Réalisation d’un projet
Présentation 1h Introduction Réalisation d’un projet Contrôle d’un projet Exercices 1h Questions - Réponses Avancement d’un projet Courbes en “S” 22/01/2009 G. Ladegaillerie

3 Management de Projet Six phases principales
Cinq “gates” avec revues techniques et financières Market studies Conception Feasability Budget Engineering Basic design Estimation Long delivery items Detail enginee. Detail design Procurement Pre-assembly Construction Pre-commissi. Mechanical completion Commissioning Final completion Start-up Implementation Operation PHASE 4 Gate 1 Gate 2 Gate 3 Gate 4 Gate 5 22/01/2009 G. Ladegaillerie

4 La réalisation est nécessaire pour :
Management de Projet La réalisation est nécessaire pour : Mettre en application les décisions prises Transformer les idées et l’abstraction en réalisation concrète Engager et dépenser le budget alloué Respecter le cahier des charges du Client Respecter le ou les contrats passés avec le client les sous traitants et fournisseurs Améliorer son image de marque et assurer la pérennité de l’entreprise Pouvoir facturer son travail et être payé par le client Valoriser et augmenter son savoir faire 22/01/2009 G. Ladegaillerie

5 Réalisation d’un projet
Management de Projet Réalisation d’un projet Définition Réaliser les travaux identifiés pour concrétiser le projet Exécuter les tâches et activités définies dans le plan Contrôler le déroulement des tâches et activités et leurs 3 composantes principales : Qualité Coûts Délais Identifier les déviations, analyser et corriger Identifier les risques, analyser, gérer Suivre et contrôler le forecast Communiquer, communiquer, … communiquer ! 22/01/2009 G. Ladegaillerie

6 Management de Projet Terminologie Activité Tâche élémentaire
Élément qui demande du temps … donc de l’argent Tâche élémentaire Elément ou sous ensemble qui fait partie d’une activité Cost Reporting Activités qui consiste à rapporter ou suivre le déroulement des coûts Cost Control Activité qui consiste à contrôler / manager les coûts Forecasting Activités qui consiste à partir de Cost Control à évaluer / anticiper le coût final des études, travaux, tests, etc. Scheduling Activité qui consiste à organiser le travail de telles sorte qu’il n’y ait pas de pertes de temps, le minimum de « rework  and time lost » 22/01/2009 G. Ladegaillerie

7 Management de Projet Méthodes et règles de base
Règles de bases relatives à la réalisation physique d’un projet La bonne personne au bon endroit au bon moment (qualité, compétence, disponibilté) Mise à disposition des bons documents, des bons plans, des bons outils Assurer et vérifier la formation, le niveau et le suivi des compétences Vérifier et contrôler la communication verticale et transversale Obtenir et contrôler la validité des retours d’information pour garantir un suivi efficace Etre honnête, clair, transparent , entrer dans le jeu TEM … ou alors ! ! ! Ne pas être borné, stupide, arrogant … mais être ferme, consensuel et agréable ! ! ! 22/01/2009 G. Ladegaillerie

8 Réalisation d’un projet
Management de Projet Réalisation d’un projet Réalisation du projet La réalisation effective du projet n’est pas nécessairement confiée aux mêmes équipes que celles qui ont étudié et défini le projet. A ce stade on ne réfléchit plus, on ne change plus rien, on exécute au plus vite en respectant le cahier des charges … Suivi, contrôle, réception préliminaire En cours de réalisation, le projet sera suivi par le chef de projet qui prendra toutes les mesures correctives appropriées en cas de déviation (renforcement des équipes, modification des horaires de travail, appel à des spécialistes, audits techniques et financiers, etc.) Le chef de projet assume : le contrôle qualité : le suivi financier : le suivi des délais : la gestion et le suivi des ressources : le suivi des « delivrables du projet » : la réception préliminaire et qualité du projet Réception définitive, acceptation client Le chef de projet et le représentant du client assurent la réception définitive du projet et valident la fonctionnalité et la qualité du produit Le chef de projet transfère la propriété du projet au client après réception et démarre les garanties Le chef de projet transmet la documentation et clos le projet 22/01/2009 G. Ladegaillerie

9 Suivi et Contrôle du déroulement du projet
Management de Projet Suivi et Contrôle du déroulement du projet Les moyens dont dispose le chef de projet pour suivre (reporting) et contrôler (control) sont multiples et doivent être adaptés au type et à la taille de chaque projet Indicateurs et tables Le chef de projet bâtit ses indicate urs et tables en fonction de son expérie nce, de l’expérie nce de la société et … de la demand e de ses clients Courbes, diagrammes, histogrammes Les courbes, diagrammes et histogrammes vont permettre au chef de projet de suivre et de contrôler l’avancement et le bon déroulement du projet De déterminer quelles activités sont en retard, en avance Quelles tâches ou activité demandent des ressources supplémentaires et à quel niveau Quel est le coût final anticipé du projet (forecast) Quel est le délai prévu pour la fin de projet Weekly and monthly report Le rapport de synthèse et d ’avance du projet se décline de façon hebdomadaire pour un projet critique et de façon mensuelle pour un projet qui se déroule sur quelques mois ou plus Le rapport comporte en général une brève description de la situation actuelle du projet L’avancement physique du projet en regard des prévisions La situation budgétaire : dépenses versus budget Un éclairage spécifique sur les points importants ou singuliers Un point sur la situation sécurité et environnement du projet Les points sur lesquels le team projet devra se focaliser dans les semaines à venir Les risques prévus et les moyens de les traiter 22/01/2009 G. Ladegaillerie

10 Suivi et Contrôle du déroulement du projet Installation logiciel
Management de Projet Suivi et Contrôle du déroulement du projet 1 5 Conception du système 700 h 10 5 6 20 12 Documents système 17 105 h Alerte rouge Budget dépassé Réalisation à 85% Alerte rouge Projet à plus de 50% Tests à 7,1% Retard à rattraper 2 5 Achat équipement 175 h 10 12 5 18 4 Essais - tests 16 210 h 8 3 10 Installation 525 h 10 4 16 Installation logiciel 525 h 22/01/2009 G. Ladegaillerie

11 Suivi et Contrôle du déroulement du projet
Management de Projet Suivi et Contrôle du déroulement du projet 22/01/2009 G. Ladegaillerie

12 Team en synergie positive
Management de Projet Gestion des équipes projet Synergie Dérivé du grec « sunergia » : coopération Synergie positive : = 1 = 10 Synergie négative : = 2 Team en synergie positive Team partage un but commun Team reconnaît talent et compétence de chaque membre et s’en sert en fonction des besoins du projet Rôles équilibrés, compris, acceptés Team tourné vers la résolution des problèmes, conflits limités et réduits Créativité, réactivité, pro-activité Objectifs ambitieux mais réalistes Réussite du projet Synergie positive négative Moyens et motivation Cf : C.F Gray & E.W Larson 22/01/2009 G. Ladegaillerie

13 Modèle de développement d’un team suivant 5 étapes
Management de Projet Gestion des équipes projet Activité du projet Groupe Observation Orientation vers le projet Essais et dépendance Confrontation Réaction émotionnelle Conflit dans le groupe Cohésion Echanges pertinents Développement d’une cohésion Focalisation Emergence d’une solution Emergence des rôles de chacun Extinction Dispersion du groupe Modèle de développement d’un team suivant 5 étapes Cf : C.F Gray & E.W Larson 22/01/2009 G. Ladegaillerie

14 L’équipe projet va s’appuyer sur 6 qualités principales
Management de Projet Gestion des équipes projet Habileté à résoudre les problèmes Disponibilité Compétences technologiques Crédibilité Relation Communication Ambition Initiative Energie L’équipe projet va s’appuyer sur 6 qualités principales 22/01/2009 G. Ladegaillerie

15 Management de Projet La gestion des réunions et la prise de décision
Etablir les règles de base Planifier les décisions Définir le suivi Identifier et gérer la com. Gérer les réunions subséquentes Le management des réunions Prévoir et réserver la salle Envoyer les documents 48 h à l’avance Désigner un président de séance Nommer un secrétaire Limiter la durée à 2 h maximum Limiter le temps de parole Limiter le nombre d’intervenants Faire une synthèse des points étudiés et des décisions en fin de réunion Faire une note de synthèse dans les 48 heures Type de réunion 3 à 5 personnes maximum = réunion de décision 5 à 9 personnes = réunion technique / travail 9 et plus = réunion d’information 22/01/2009 G. Ladegaillerie

16 Plusieurs types de conflits
Management de Projet Types de conflits Plusieurs types de conflits Le conflit fonctionnel joue un rôle crucial car il permet de mettre en évidence les questions à débattre et de parvenir aux meilleures décisions possibles Le conflit dysfonctionnel est difficile à reconnaître. Il est difficile de gérer ce type de conflit technique qui peut entrainer des retards et des surcoûts importants du projet Conflits fonctionnels Conflits dysfonctionnels 22/01/2009 G. Ladegaillerie

17 Intensité des conflits
Management de Projet Intensité des conflits L’intensité des conflits dans le cycle de vie du projet 22/01/2009 G. Ladegaillerie

18 Management de Projet Résolution des conflits Nommer un médiateur
Arbitrer le conflit Contrôler le conflit Accepter le conflit Eliminer le conflit Conséquences sur le projet Conséquences sur l’équipe 22/01/2009 G. Ladegaillerie

19 Conditions de réussite d’un projet
Management de Projet Conditions de réussite d’un projet Conditions de réussite d’un projet Définition claire du besoin Spécifications et cahier des charges figés asap Imiter les modifications et changes Rôles et responsabilités clairement définis Compétences organisationnelles et techniques Objectifs clairs motivants et réalistes Ressources humaines et techniques disponibles, adaptées, efficaces Organisation adaptée, structurée, flexible Relations humaines respectueuses, honnêtes, transparentes Moyens budgétaires adaptés Délais raisonnables Programmes sécurité, environnement, adaptés, fiables 22/01/2009 G. Ladegaillerie

20 Conditions humaines de réussite d’un projet
Management de Projet Conditions humaines de réussite d’un projet Règles pour « tuer » ou « rater » un projet … Faire tout le contraire ! ! ! Conditions humaines de réussite d’un projet Respect, courage, honnêteté intellectuelle morale personnelle Formation technique solide (spécialisée ou non) Etre sociable, aimer les autres, participer Communiquer Avoir une expérience dans d’autres domaines que son domaine de prédilection Admettre que l’on peut avoir tort et le droit à l’échec Ne pas juger : apprécier positivement ou négativement Dire les choses Admettre la critique, partager les expériences Avoir 10 ans d’expérience avant de faire du projet important Etre flexible, adaptable, disponible, 22/01/2009 G. Ladegaillerie

21 Fin du cours Questions - Réponses Management de Projet 22/01/2009
G. Ladegaillerie