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CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES Le management de proximité et les situations complexes ITB – Thèmes dexpertise.

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1 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES Le management de proximité et les situations complexes ITB – Thèmes dexpertise

2 Sommaire 1. Inventaire des difficultés que peut rencontrer un manager de proximité 2. Comment répondre à des exigences de performance accrue ? 3. Comment faire face à des situations contradictoires et complexes ? 4. Comment conduire des changements ? 5. Comment développer les compétences de ses collaborateurs ? 6. Que faire pour motiver les salariés ? 7. Comment consolider la cohésion des membres de son équipe ? 8. Conclusion à retenir de la journée CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES

3 1 - Inventaire des difficultés que peut rencontrer un manager de proximité Mise en commun des aspects cités par les participants, discussion et regroupement en quelques catégories de difficultés courantes des managers de proximité CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES

4 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES 2 - Comment répondre à des exigences de performance accrues? Cas concret n° 1 : La Direction vous demande daugmenter sensiblement les performances de votre unité,… dans un contexte difficile,… tout en limitant les moyens qui vous sont alloués. Comment mettre au point un plan de progrès approprié… et convaincre ses collaborateurs de sy impliquer ?

5 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES Comment faire savoir « où il faut aller », transmettre des directives ? Préparer ses consignes Etablir le contact avec les salariés concernés Décrire ses instructions de façon précise, claire et complète Adopter un ton ferme (« assertiveness ») Expliquer les raisons de ce qui est demandé Sassurer de la compréhension de ses propos Fixer les délais, dates,… et prévoir les contrôles Provoquer et prendre en considération les remarques… et proposer son aide 2 - Comment répondre à des exigences de performance accrues?

6 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES 3 - Comment faire face à des situations contradictoires et complexes? Cas n° 2 : Vous faites face à de multiples sollicitations contradictoires : augmenter vos résultats, toute en diminuant vos effectifs, alors même que les compétences de certains de vos collaborateurs sont limitées, surveiller de plus près la bonne application des procédures, tout en répondant à de multiples sollicitations des clients… et de la Direction, pour participer à de nombreuses activités chronophages, etc. Comment vous y prendre pour vous en sortir ?

7 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES Pour gérer des situations complexes : …et sefforcer de : donner du sens cadrer la situation : rappel des règles et limites sappuyer sur les collaborateurs (autonomes,…) donner des permissions/droit à lerreur reconnaître les contributions et encourager les efforts 3 - Comment faire face à des situations contradictoires et complexes? Eviter de… maintenir un climat dinsécurité relayer les contradictions des « injonctions paradoxales » senfermer dans des rigidités chercher à tout faire seul

8 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES 4 – Comment conduire des changements ? Cas n° 3 : Vous avez à piloter le déploiement local dune migration du système informatique de votre établissement… et votre hiérarchie vous demande den profiter pour mener à bien une modification de lorganisation de votre unité, qui permette à la fois den améliorer les résultats et den préparer lévolution vers une automatisation croissante. Vous estimez que vos collaborateurs ne sont pas prêts à ce changement. Comment mettre au point cette réorganisation et convaincre vos collaborateurs dy participer ?

9 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES 4 – Comment conduire des changements ? Tout changement dérange les habitudes et est perçu comme une ouverture sur un inconnu menaçant …et suscite donc naturellement des « réticences au changement ». Dans certains cas, les salariés ont surtout peur, craignent déchouer, sont inquiets, anxieux ou même angoissés Dautres fois, ils anticipent plutôt une évolution allant à lencontre de leurs intérêts, …qui nécessite de bien leur expliquer ce qui les attend, de les faire participer et/ou de négocier des contreparties des efforts demandés

10 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES 5 - Comment développer les compétences de ses collaborateurs? Cas n°4 : Les membres de votre nouvelle équipe ont de multiples lacunes: des nouveaux, récemment recrutés tâtonnent, des exigences accrues des clients ne sont pas totalement maîtrisées,… pas plus que les modifications en cours des réglementations et des technologies. Vous avez pourtant embauché quelques techniciens expérimentés. Mais les remplacements, en cas dabsence, sont difficiles. Et votre personnel trouve difficilement le temps de se former. Que pourriez-vous faire ?

11 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES Analyser les besoins en compétence précis de chacun Déterminer les besoins de formations prioritaires et en planifier la mise en place Préparer chaque collaborateur à son projet personnel de perfectionnement Organiser des formations mutuelles « sur le tas » (tutorat,…) Prendre en charge, personnellement, des réunions dexplication des fondamentaux Suivre lapplication des connaissances acquises 5 - Comment développer les compétences de ses collaborateurs?

12 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES 6 – Que faire pour motiver les salariés ? Besoins physiologiques, visant la survie immédiate Besoin de sécurité, de sassurer de la pérennité de ses moyens de subsistance Besoins sociaux dentretenir des relations amicales avec des personnes sympathiques Besoin de valorisation personnelle, destime des autres, de reconnaissance, de position, de prestige Besoin de donner du sens à sa vie, dépanouissement, de réalisation de son potentiel Motivation : les besoins humains selon MASLOW

13 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES Les motivations au travail Elles sont de deux ordres : Contreparties matérielles (rétribution, temps de loisir,…) reçues, en contrepartie du travail effectué, qui permettent une jouissance à lextérieur de lentreprise Agrément ressenti, durant les heures de travail, à effectuer des tâches intéressantes, en coopération avec une équipe sympathique, avec une large autonomie, en ayant à démontrer sa capacité à réussir un défi difficile, tout en contribuant à la réalisation dune œuvre utile. 6 – Que faire pour motiver les salariés ?

14 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES La plupart des responsables ont limpression que : les motivations matérielles, de sécurité et destime sont beaucoup plus fortes chez leurs collaborateurs que pour eux- mêmes, laspiration à se réaliser dans son travail, qui est la plus déterminante pour eux, serait secondaire pour leurs collaborateurs ! La perception de ses motivations et de celles de ses collaborateurs 6 – Que faire pour motiver les salariés ?

15 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES Veiller à ce que les contreparties matérielles qui lui sont allouées soient équitables Lui parler en utilisant un langage approprié : simpliquer personnellement, solliciter ses suggestions, y croire soi-même, parler résultats, mais aussi façons de faire, spécifier ses remarques, etc. Confier des tâches intéressantes, expliquer les buts visés, convenir de défis à atteindre, accorder une autonomie réelle, demander et écouter les avis des collaborateurs, etc. Que faire pour motiver un salarié? 6 – Que faire pour motiver les salariés ?

16 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES 7 – Comment consolider la cohésion des membres de son équipe ? Cas n° 5 : Que faire, concrètement, pour organiser laccueil local et faciliter lintégration des nouveaux collaborateurs?

17 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES En amont, informer le personnel en place et organiser lintégration Simpliquer dans laccueil : présentations des personnes… de lunité …et du travail Mettre en place un plan de formation approprié (parrainage,…) Suivre ladaptation du nouveau, en faisant le point régulièrement Pour réussir linsertion des nouveaux 7 – Comment consolider la cohésion des membres de son équipe ?

18 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES Cas n° 6 : Deux collaborateurs de votre unité sont en conflit, au point de sopposer en public. Lun dentre eux à des sautes dhumeur. Lautre ne tolère plus les négligences de son collègue et lexprime avec violence. Ce dont le premier se plaint. Comment analyseriez-vous les choses et quelles actions envisageriez-vous ? 7 – Comment consolider la cohésion des membres de son équipe ?

19 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES Recevoir les protagonistes séparément, les inviter à exprimer leurs suggestions et les écouter Leur confier des tâches indépendantes et mettre de la distance entre eux Les réunir et inciter fortement à la coopération, sans privilégier lun ou lautre Suivre de près lévolution de la situation Pour traiter les conflits… 7 – Comment consolider la cohésion des membres de son équipe ?

20 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES Cas n° 7 : Comment renforcer la cohésion de votre nouvelle équipe composée de : une « nouvelle », rejetée par les autres, un ambitieux compétent… et égocentrique, une employée dévouée qui a été maintenue, depuis des années, sur des tâches simples, un « expert » technique, totalement démotivé, qui ne pense quà partir, un adjoint dont les compétences, qui nont pas été actualisées, sont, aujourdhui, dépassées. 7 – Comment consolider la cohésion des membres de son équipe ?

21 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES Faire tutorer la nouvelle personne,… mais aussi celle qui a été maintenue sur des fonctions subalternes,… par lindividualiste compétent Mobiliser lexpert au service de la collectivité, en lui confiant une mission de formalisation des méthodes de léquipe Ne pas « enfoncer » ladjoint en titre, mais ne pas non plus sappuyer sur lui… et linciter à faire rapidement un effort de perfectionnement personnel pour se mettre à niveau Quelques recommandations de bon sens 7 – Comment consolider la cohésion des membres de son équipe ?

22 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES Ouvrir en annonçant le sujet et lobjectif Inviter à sexprimer et écouter attentivement Exprimer clairement ses propres besoins et impératifs Rechercher des solutions, ensemble Arrêter une décision et convaincre pour faire adhérer Prévoir les modalités de sa mise en œuvre et du suivi de son application Le canevas-type dun entretien de management 7 – Comment consolider la cohésion des membres de son équipe ?

23 CFPB 2003 EXERCICE DES RESPONSABILITES 8 – Conclusion à retenir de la journée Tour de table inventoriant ce que les apprenants ont retenu …et quil semble souhaitable de garder en mémoire, …pour lappliquer, à lavenir


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