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Paris Descartes en quelques chiffres Université pluridisciplinaire en Sciences de lHomme et de la Santé, 9 unités de formation et de recherche : Médecine,

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1 Paris Descartes en quelques chiffres Université pluridisciplinaire en Sciences de lHomme et de la Santé, 9 unités de formation et de recherche : Médecine, Pharmacie, odontologie, Biomédicale, Droit-Economie- Gestion, Sciences Humaines et Sociales, Psychologie, Mathématiques et Informatique et STAPS et 1 IUT (6 départements), 4 SACD : 2 bibliothèques interuniversitaires, 1 SAIC et 1 SIUMPPS 14 composantes et plusieurs services communs, étudiants, enseignants, chercheurs et ITA, personnels Biatoss, Dispersion géographique dans Paris et proche banlieue (Hauts de Seine - 92) – 12 sites Budget consolidé de 350 M pour 220 M de masse salariale. Présentation Association ACU

2 P 5 avant le passage aux RCE Il y a eu nécessité dune réflexion préalable sur lorganisation de luniversité et plus particulièrement sur les services de la paie. - un services des personnels (enseignants et Biatoss) au Siège de lUniversité avec des services équivalents dans chaque composante. Les personnels de certaines composantes (IUT, CFC … ) et ceux des bibliothèques, sont gérés administrativement sur site ou dans chaque bibliothèque. - saisie de toutes les paies sur budget Etat au Siège (à la DRH), les paies sur ressources propres sont saisies pour partie au Siège (à la division financière), mais aussi dans certaines composantes. Présentation Association ACU

3 P5 après le passage aux RCE Gestion administrative et financière en un lieu unique, le Siège, au sein de la DRH et de la Direction Financière : - Meilleure lisibilité dans la répartition des rôles, - amélioration de la technicité et du respect des calendriers, - contrôle comptable de la paie avant son mandatement, - analyse de la qualité des retours de paie par la DIF avec le soutien du contrôle de gestion de la masse salariale. Présentation Association ACU

4 Réorganisation des Services Centraux - 1 Création dune unité « contrôle de gestion » pour le pilotage et le suivi de la masse salariale et des plafonds demploi (rattachée au SG). Redéfinition de la répartition des rôles entre la DRH et la Direction financière : création au sein de celle- ci dune cellule de contrôle interne de la paie, Centralisation de lensemble des opérations de paie à la DRH avec maintien dune partie de lorganisation antérieure : - cellule de paie parallèle à la cellule de gestion administrative côté enseignants, - une gestion intégrée côté Biatoss, avec deux coordinatrices de paie. Présentation Association ACU

5 Réorganisation des Services Centraux - 2 Découverte de nouveaux champs de compétences exercés antérieurement par le Rectorat (capitaux décès, réinsertion à lemploi, congés bonifiés …..), Création dune unité dédiée à laction sociale, Ceci a été doublé dune réorganisation physique et matérielle des deux services, agrémenté dun nécessaire apport en ressources humaines à former. Le principe de séparation des tâches (DRH / DF) est une garantie contre les risques derreurs et de fraudes. Présentation Association ACU

6 Contrôle de la paie et procédures informatiques Le processus de contrôle instauré par lUniversité depuis janvier 2009, a vocation à couvrir lensemble de la chaîne de paie (de la DRH où la saisie de la paie seffectue – application Girafe – jusquà son mandatement niveau agence comptable). Ce choix dorganisation a pour objectif principal de sassurer que tous les agents perçoivent bien leur rémunération mais également que les retours de paie (fichiers Kx) soient parfaitement fiables pour assurer le pilotage de la masse salariale et des emplois ainsi que la qualité comptable des dépenses de masse salariale qui seront inscrites dans le compte financier La méthode utilisée et loption retenue par lUniversité consiste en conséquence, à ne transférer les paies sur ressources propres de lapplication PAPAYE vers loutil GIRAFE, durant lexercice 2009, quà la seule condition que les processus de paie soient parfaitement fiabilisés par les tutelles (cette option ne sera plus possible en 2010). Présentation Association ACU

7 Relations entre Applications Présentation Association ACU GIRAFE : saisie des données paye (DRH) RGF / TG : génération des fichiers Kx (crédits de masse salariale et ETPT) FICHIERS KX KAKI : mandatement de la paye POESIE Dialogue de gestion avec les composantes POEMS Génération des fichiers R4 Applications spécifiques à Paris Descartes

8 Le Calendrier général de la paie La saisie de la paie normale seffectue en DRH jusquau 2 ou 3 du mois courant ; Retour des remarques « paieries » entre le 10 et le 15 du mois, Paiement entre le 25 et le 28 du mois, Prélèvement de la paie sur le compte de lAgent Comptable : jour du virement + 1. En cas de paie ou dinformation tardives (parvenues après les dates butoirs) une avance de 90% est consentie - les procédures davances « paierie » sont suivies sur des calendriers différents. Présentation Association ACU

9 Réalité du contrôle : le Contrôle a priori le contrôle à priori de lAgent Comptable sexerce au niveau du bureau du contrôle paie sur lensemble des flux : - tous les nouveaux entrants, mouvements ou modifications (changements déchelon, primes ponctuelles …) sont soumis au contrôle de ce bureau (1 000 mouvements en moyenne/mois, avec des pointes supérieures les mois à primes ou ceux à heures complémentaires) ; - transmission des remarques ou anomalies par bordereaux accompagnés de pièces justificatives (le choix retenu est le schéma identique à celui qui était préalablement demandé par la Paierie). Sur le bordereau sont intégrées toutes les nouvelles codifications RCE. Le traitement seffectue en temps réel, et retour à lAgent Comptable. Présentation Association ACU

10 Établissement et Mise en paiement de la paie Les services de la DRH arrêtent la paie et confectionnent les clés USB de paie (en attendant un autre mode de transmission). Après toutes vérifications quil juge nécessaire, lAgent Comptable appose son visa sur la liste des mouvements signée par lordonnateur ou son délégataire ; doù la nécessité davoir un certain nombre de délégataires des signatures de lordonnateur comme de lagent comptable (en cas dabsence ou dempêchement). Les clés sont alors transmises à la Paierie pour mise en paiement ; La Paierie continue à signaler (par téléphone – à des correspondants autorisés) les anomalies détectées par ses propres programmes de contrôle (Rib mal saisis, erreur de saisies, variations importantes de sommes à payer … ). - ou lanomalie constatée est maintenue et le paiement se fait, - ou on acte le fait et la paierie rectifie suivant nos instructions pour mise en paiement. Présentation Association ACU

11 Visa du bordereau de transmission : Lors du visa du bordereau de transmission, lAgent Comptable ne connait pas le montant total exact de la paie. Grace aux données fournies par les services du contrôle de gestion et du pilotage de la masse salariale, il peut disposer dindicateurs volumétriques sur le montant prévisionnel de la paie du mois considéré. Ces indicateurs savèrent globalement justes lorsque lon est en mesure de rapprocher les fichiers Kx des prélèvements réellement effectués. Présentation Association ACU

12 Retour paie / Paierie Prélèvement Paierie sur le compte de lAgent Comptable : jour paie + 1, Puis, la Paierie transmet une série de documents virtuels par voie électronique : jour paie + 1 ou 2 : les bulletins de salaires, les décomptes de rappels, les bulletins négatifs, les échéanciers, des informations personnelles sur la situation des agents, les ventilations budgétaires et comptables avec les comptes dimputation, ainsi que le montant de la paie à comparer au montant estimé, Transmission de documents papier (bulletin de paie) correspondant : jour paie + 8. Présentation Association ACU

13 Contrôle a posteriori Chez lAgent Comptable, des contrôles normaux a posteriori seffectuent dans le même bureau de « contrôle paie » et sont doublés de contrôles déchantillon de dossiers et de contrôles thématiques ciblés : transports, suppléments familiaux, primes diverses, concessions de logement, avantages en nature …. avec un contrôle systématique sur les dossiers sensibles. Établissement dun bordereau navette de constats transmis à la DRH pour information et régularisation. Présentation Association ACU

14 Retour des fichiers Kx Le retour des fichiers Kx et leur retraitement par les services informatiques, permettent à la DRH de tirer un maximum de renseignements sur la paie du mois écoulé et sur les mois antérieurs : - le montant des indemnités versées, les traitements bruts, les primes diverses, les vacations, les cours complémentaires, - les différentes allocations, allocataires de recherche, pensions civiles, contributions diverses, cotisations patronales, - la GIPA, les Assedic …… Le mandatement seffectue automatiquement après retraitement des fichiers Kx. Présentation Association ACU

15 Autres points à prévoir (nouveautés liées au passage au Rce) Lagent comptable devient comptable assignataire de situations quil ne connaissait pas antérieurement : - gestion de certaines créances, - Avis à tiers détenteurs, - pensions alimentaires, - prêts … Lagent comptable se doit de mettre en place des guides de procédures ad hoc. Présentation Association ACU


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