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Mise en place des processus ITIL dans la gestion des services vviinformatiques du Ministère de lEconomie et des Finances (MEF) au BENIN T. SALMON et S.

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1 Mise en place des processus ITIL dans la gestion des services vviinformatiques du Ministère de lEconomie et des Finances (MEF) au BENIN T. SALMON et S. TRAORE Cotonou, 11/04/2014 Ministère de lEconomie et des Finances République du Bénin Suivi UGR

2 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF PLAN Résultats à atteindre Périmètre de la mission Méthodologie Phases Livrables Calendrier dexécution

3 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Résultats à atteindre R1 : état des lieux des processus et procédures existants; R2 : formalisation des processus CHANGEMENT et INCIDENT ainsi que proposition et validation des principales procédures qui leur sont associées; R3 : élaboration et mise en œuvre du TDB des indicateurs pour mesurer les changements procéduraux induits par la mise en application des processus; R4 : proposition dun système de gouvernance (ou cadre institutionnel); R5 : élaboration du plan de généralisation des meilleures pratiques. 3

4 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Directions concernées DOIP DGB (service informatique) DGTCP (service informatique) DGDDI (service informatique) DGID (service informatique) 4

5 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Bref rappel de ITIL ITIL : Information Technology Infrastructure Library / Bibliothèque pour linfrastructure des technologies de linformation. Basée sur les meilleures pratiques en matière de gestion des services informatiques. Ce nest PAS une norme: rien nest imposé.

6 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Bref rappel de ITIL

7 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Bref rappel dITIL Stratégie Gestion de la stratégie Portefeuille Gestion financière Gestion de la demande Gestion de la relation business Conception Niveaux de service CatalogueDisponibilitéCapacitéContinuitéSécuritéFournisseursCoordination Transition Gestion des actifs Gestion des changements Déploiements et MEP Connaissances Planification et support Validation et tests Evaluation des changements Exploitation Evénements IncidentsProblèmes Exécution des requêtes Gestion des accès Fonctions Amélioration continue Processus damélioration 5 Phases 26 Processus

8 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Périmètre Relever les processus et procédures appliqués dans les services; Sélectionner les processus ITIL pertinents; Organiser une session de sensibilisation aux méthodes ITIL (2 jours); Proposer les premières procédures de déroulement des processus et les valider; Choisir les sites pilotes où les processus seront mis en œuvre; Evaluer la mise en œuvre des processus engagés; Proposer un plan de généralisation des processus; 8

9 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Tâches hors périmètre Certification ITIL; Mise en œuvre de toutes les phases et processus ITIL; Changements organisationnels et techniques; 9

10 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Méthodologie Etat des lieux des processus et procédures : Exploitation des documents existants; Entretien avec les services IT des directions du MEF; Entretien avec un groupe dutilisateurs clés; Identification des processus et rédaction des procédures; Préparation et mise en œuvre dun atelier de sensibilisation aux méthodes ITIL; Organisation dateliers de validation des procédures à mettre en œuvre; 10

11 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Méthodologie Choix des sites pilotes pour la mise en œuvre des procédures; Mise en application des procédures; Bilan de la mise en œuvre des procédures auprès des utilisateurs et informaticiens; Adaptation éventuelle des procédures; Rapport final avec un accent particulier sur la généralisation de la mise en œuvre des procédures. 11

12 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Phases 12 Ph1 : Etat des lieux Rapport de démarrage Ph2 : Présentation ITIL et identification des processus Supports de présentation Rapport détape Ph3 : Rédaction des procédures et mise en œuvre sur sites pilotes Fiches procédures Etat de mise en œuvre Ph4 : Suivi et bilan Rapport final Fiches procédures amendées

13 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Phase 1 : démarrage et état des lieux 13 Objectif Photographie des pratiques en cours dans les services informatiques des quatre principales directions générales et à la DOIP. Pré-requis Information préalable des Directions de l'objet de la mission en leur adressant les TdR; Sélection des directions du MEF à visiter; Prise de rendez-vous et planification des réunions ; Disponibilité des acteurs principaux (chefs de services et de divisions) lors des réunions ; Disponibilité des responsables participant à la réunion de lancement ;

14 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Phase 2 : Présentation dITIL et identification des processus 14 Objectif Présentation détaillée des principes ITIL aux informaticiens pilotes Présentation des conclusions de létude de la phase 1 afin dobtenir lassentiment dune large part des acteurs sur les processus à mettre en place Pré-requis Définir la liste des participants à la présentation détaillée ITIL et à la présentation des conclusions de la phase détat des lieux ; Disponibilité dune salle adéquate durant 3 jours ainsi que de la logistique associée ; Disponibilité des participants concernés par les premières procédures à préparer.

15 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Phase 3 : Rédaction des procédures et début de mise en œuvre 15 Objectif Rédaction des procédures principales des processus retenus et validation lors dateliers; Engager la mise en œuvre des premières procédures. Pré-requis Disponibilité des intervenants selon les processus étudiés ; Adhésion et implication des responsables pour la mise en œuvre rapide des procédures rédigées.

16 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Phase 4 : Suivi et bilan des nouvelles pratiques en place 16 Objectif Vérifier létat davancement de lapplication des premières procédures; Dresser un premier bilan afin de corriger le cas échéant les procédures concernées; Produire le rapport final et organiser la restitution finale. Pré-requis Implication réelle de toutes les parties dans la mise en œuvre des procédures ; Transparence des acteurs quant aux réalités des mises en œuvre ; Disponibilité des acteurs à réaliser un examen critique des procédures mises en œuvre ; Disponibilité des parties prenantes pour latelier de restitution.

17 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Planning prévisionnel

18 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Facteurs de réussite du projet 18 Implication forte du management Maîtrise périmètre identification des propriétaires des processus Formalisation des instructions par écrit Maintien des efforts

19 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Questions 19 Quel(s) site(s) pilote(s)? Quels informaticiens pour la formation ITIL? Quels projets en cours pour servir de pilote pour la mise en pratique des procédures?

20 Plan dEvolution du Système dInformation 2011 du MEF Merci 20


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