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Gestion des risques : principes, outils et applications dans 3 établissements bretons Agnès Rimbert, Morgane Hell, Séverine Morille, Muriel Dumoutier Journée.

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1 Gestion des risques : principes, outils et applications dans 3 établissements bretons Agnès Rimbert, Morgane Hell, Séverine Morille, Muriel Dumoutier Journée du 23 mai 2008

2 Principes de la structuration de la démarche de gestion des risques Comme la démarche qualité, la gestion globalisée des risques repose sur : - Un engagement institutionnel fort - Une organisation et des responsabilités définies - Une approche méthodique - La définition dobjectifs déclinés en programme dactions Elle est soutenue par des actions de communication et de formation

3 Risques professionnels Chutes Charge physique : TMS-Manutention… Biologique Toxico-infection alimentaire Risques patients Aléas thérapeutiques Radiologique Zone de risques communs Vigilances : (Bio, Matério, Pharmaco, Hémo, Réactovigilance) Stress, épuisement Infectieux Domaines de risques de la gestion des risques Violence Risques techniques / technologiques Qualité de leau et de lair Sécurité des installations et des bâtiments Sécu électrique et incendie Gestion climatique et thermique Les agents et les patients partagent souvent les mêmes espaces et les mêmes risques ! Ambiances de travail : nuisance olfactive… Exposition aux produits chimiques Infection nosocomiale Escarre Protection de lenvironnement : gestion des déchets… AES Défaut de coordination, identitovigilance

4 Quest ce que la gestion des risques ? Identifier les risques Planifier la prévention Programme Qualité et gestion des risques Analyser les accidents, les EI Fréquence Gravité X X X Identifier et quantifier les risques (Fréquence / Gravité/ Criticité) Surveiller les performances : sassurer que les risques identifiés sont bien maîtrisés. Evaluations des pratiques Audits Enquêtes …

5 Acteurs & Rôles Les instances / Commissions/ cellule de travail de gestion des risques Rôle Stratégique * Fixer des objectifs damélioration * Hiérarchiser les risques et prioriser les actions * Valider les programmes et plans dactions Référents des Risques (Médecin du travail/ Hémovigilant/ Matériovigilant …) Rôle dexpert * Analyser les événements indésirables, réaliser lévaluation des risques … * Mettre en œuvre les actions et les évaluer * Former/ Informer le personnel, les instances sur leur domaine de risque … Personnels soignants (IDE/ AS/ ASH/ cadres/ médecins …) Rôle Opérationnel * Identifier les nouveaux risques et/ou les risques non maîtrisés * Participer à la définition des consignes/ protocole/ Instruction de travail * Appliquer les consignes/ protocole/ Instruction de travail * Utiliser les équipements de protection mises à disposition

6 Références - Manuel de certification V Guide ANAES Circulaire DHOS N° du 29 mars 2004 relative aux recommandations pour la mise en place dun programme de gestion des risques dans les établissements de santé

7 Identification des risques a posteriori Définition et objectifs Prendre en compte tous les évènements témoignant de lexistence dun risque Par un système de veille en routine Objectifs : -Identifier de façon précoce et systématique les EI -Limiter les conséquences des risques qui se sont réalisés -Éviter que ces situations à risque se reproduisent Sources : -Le signalement des Évènements Indésirables (EI) -Plaintes et réclamations, audits, contrôles, RMM…

8 Identification des risques a posteriori Application Polyclinique Sévigné - Un support de déclaration : fiche de signalement des EI - Une procédure de signalement et de traitement des EI diffusée et connue - Un outil partagé : tableau de suivi des actions - Comité de Vigilances et des Risques (COVIR) : o Pluridisciplinaire o 1 fois/trimestre o Suivi et Analyse des déclarations et des actions mises en place o Recherche des causes définition dactions damélioration o Actions de communication - Perspectives : informatisation

9 Identification des risques a posteriori Comparaison Inter-établissements CHU RennesCH Cornouaille Signalement Signalement sur lintranet (déclaration papier pour certaines vigilances) Signalement sur formulaire papier ou sur intranet Dispositif déployé Circuit de traitement informatisé 2 niveaux de traitement : Opérationnel : implication des référents EI et de lencadrement. Intégration du suivi des EI dans la démarche qualité des pôles Institutionnel : suivi des EI par la cellule danalyse des EI (1 réunion/ mois) et comité qualité Circuit de traitement des EI informatisé Syst. dinformation des EI coordonné et partagé avec les correspondants des risques et resp.unités, suivi des EI par les pôles Comité de gestion des risques (EI de niveaux 3 et 4) et Commission qualité et prévention des risques (assurant la revue globale)

10 Identification des risques a posteriori Facteurs de réussite et limites rencontrées Facteurs de réussite : - Formation des professionnels - Engagement de tous dans la déclaration - Fiche de signalement simple et facile à remplir - Procédure connue et précise - Garantie de la confidentialité et de la « non-punition » - COVIR actif - Communication / Retour dexpérience Limites rencontrées : - Déclarations non exhaustives - Notion d« événement indésirable » -Suivi des actions définies

11 Identification des risques a priori Lidentification a priori des risques permet de gérer les risques prévisibles avant la survenue dévénements indésirables (manuel de certification – édition 2007) Objectifs : –Identifier et hiérarchiser les risques pour prioriser les actions damélioration –Évaluer si les actions mises en œuvre sont efficaces –Identifier les effets dominos entre les risques (scénarios majorants) Exemples de méthodes : –AMDEC : Analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leur criticité –MOSAR : Méthode Organisée et Systémique dAnalyse de Risques –HACCP : Hazard Analysis Critical Control Point - Analyse des dangers - points critiques pour leur maîtrise

12 Application CHU de Rennes Les principes des différentes méthodes : Les applications au CHU : « Étude de vulnérabilité » (Expérimentation : 1 Bloc / 1 Réanimation / Blanchisserie) « Document unique » (évaluation des risques professionnels) Évaluations des risques de certains équipements Biomédicaux (AMDEC) HACCP de lunité centrale de production Identifier les dangers, Les risques Hiérarchiser les risques Analyser les risques, la nature des expositions, les conséquences possibles Puis les évaluer en fonction de leur probabilité et de leur gravité Planifier les actions de prévention

13 Description du fonctionnement (Activités, process, matériels …) Identifier les points critiques et hiérarchisation des risques (les temps darrêts probables; les temps darrêts supportables) Rechercher des solutions pour réduire le risque ou prévoir la gestion de crise (plan de secours et/ou fiche réflexe mode dégradé dans les services).

14 Comparaison Inter-établissements Polyclinique SévignéCH Cornouaille Méthodes déployées Cartographie des processus identification des processus à risques (en cours de réalisation) AMDEC sur les processus à risques identifiés (en cours sur un processus à risque) Document unique réalisé et actualisé annuellement 3 EPP relatives à la gestion des risques a priori Planning daudits semestriel Cartographie des processus identification des processus à risques et des modalités de prévention des risques HACCP sur le circuit restauration Document unique actualisé annuellement Audits et diagnostics hygiène 17 EPP relatives à la gestion des risques a priori Planning daudits annuel Programme de prévention des risques décliné au niveau des pôles, projet danalyse a priori sur les risques majeurs par pôle

15 Facteurs de réussite et limites rencontrées Facteurs de réussite : –Motivation du personnel (la plupart des risques sont déjà connus des professionnels) –Prioriser et cibler sur les activités à étudier : suite à des accidents/ presque accidents –Limiter les échanges autour de la cotation des risques (Cotation subjective en labsence de base de données probabilistes) Bénéfices –Sensibilisation de lencadrement : de réfléchir sur les organisations, identifier des fonctionnements en mode dégradé. –Historique des actions de prévention menées dans les secteurs dactivité et Mutualiser le retour dexpérience des événements indésirables Limites : –Travail de longue haleine –Peu de synergie pour lutilisation de méthodes communes et/ ou pour bénéficier détudes déjà réalisées sur les mêmes secteurs de risques dans dautres établissements et au niveau national.

16 Coordination des vigilances objectifs Les vigilances sanitaires = surveiller les risques dincidents ou deffets indésirables liés aux produits de santé après leur mise sur le marché. Pour garantir au maximum la sécurité et lefficacité des produits de santé et améliorer in fine la sécurité du patient. Le Comité de Coordination des Vigilances : Répond aux obligations réglementaires Privilégie la responsabilisation des « vigilances » et des pôles Favorise la concertation donc lefficacité des actions Met en place une politique dinformation et de formation

17 Coordination des vigilances et de la gestion des risques Coordination de linformation pour tous les domaines de risque : Circuit de traitement des EI identique vigilances/autres risques (correspondants), EI de niveaux 3 et 4 revues par le Comité GDR Déclaration obligatoire selon la nature du risque (voir le circuit du signalement et de linformation des EI) Bilan semestriel des EI présenté aux pôles et en Commission qualité et risques, suivi de la démarche au niveau des pôles Programme globalisé de prévention des risques revu annuellement (actions – évaluations)

18 C i r c u i t du s i g n a l e m e n t

19 Circuit de linformation

20 Coordination des vigilances et de gestion des risques comparaison inter-établissement CHU RennesPolyclinique Sévigné Dispositif déployé Coordination des vigilances (2 à 3 réunions /an) Outil informatique de déclaration des EI commun Vigilants identifiés Réalise les enquêtes et déclarent aux autorités compétentes Rapport dactivité annuel commun aux différentes vigilances et autres domaines de risques EI et vigilances : même support et même circuit pour le signalement en interne Vigilants identifiés déclarations aux autorités compétentes Bilan trimestriel des déclarations en COVIR Bilan annuel présenté en COVIR pour chaque vigilance

21 Coordination des vigilances et de gestion des risques Facteurs de réussite : Politique de gestion des risques Engagement de la direction, des vigilants et des autres correspondants Rencontres et partage des informations entre vigilants Dispositif interne de signalement des EI unique Bénéfices : Synergie méthodologique Communication commune Simplification des circuits Regroupement des programmes dactions Limites : Sensibilisation permanente des professionnels sur le circuit interne Nombreux vigilants et correspondants de la gestion des risques à coordonner Dispositifs multiples de déclaration aux autorités Vide juridique quant à la protection des déclarants.

22 Conclusion les établissements ont progressé depuis les établissements sont plus avancés sur les événements indésirables que sur les méthodes dévaluation des risques les méthodes dévaluations des risques moins developpées mais plus pertinentes auprès des professionnels la coordination des risques y compris des vigilances : intérêt dans lélaboration du programme global de gestion des risques la gestion des risques est au service des décideurs des établissements


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