M1 MASTER GESTION Séance 4 Pilotage coûts- délais

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1 M1 MASTER GESTION Séance 4 Pilotage coûts- délais
Management de projet M1 MASTER GESTION Séance 4 Pilotage coûts- délais

2 PLAN INTRODUCTION ETUDES PRELIMINAIRES LANCEMENT du PROJET
GESTION des DELAIS Pilotage des coûts

3 Pilotage des coûts Introduction Budget d’un projet Coutenance
CBTE / CRTE / CBTB Le contrôle Les mesures correctrices

4 Dépassement des Délais Charges Diminution de la fourniture Pénalités de retard Diminution des marges Insatisfaction du client Mauvais résultats financiers Fragilisation de la société

5 Euphorie Promotion Punition Inquiétude Recherche de coupables Panique
Prozac Conception Développement Tests Recette Production

6 La solution à adopter Mettre en place un Contrôle
Les mesures L ’analyse Les actions correctrices La responsabilisation

7 Pilotage des coûts Introduction Budget d’un projet Coutenance
CBTE / CRTE / CBTB Le contrôle Les mesures correctrices

8 Les coûts d'un projet : trier et organiser
Personnel interne ou externe Personnel MOE et MOA Formation Matériel & Logiciel Installation Environnement Câblage / climatisation / porte / ... Coût d'exploitation ou d’utilisation Maintenance Sécurité & Réseau Organisation Nouveau processus / baisse de production / augmentation de salaire

9 Les coûts d’un projet : difficultés
Les coûts les plus importants : Coûts dus aux ajustements organisationnels Coûts d ’exploitation sur la durée de vie Les coûts les plus visibles ne sont pas les plus grands : Coûts sur factures externes Coûts directs Performance Prévue Performance actuelle Ajustement Performance Réelle

10 Séparer coûts d’investissement et coûts d’exploitation
Le coût de développement J/H MOE et J/H MOA Si plusieurs profils de compétences travaillent sur le projet (Chef de projet, analyse, consultant externe, etc.), il faudra les différencier. Autres coûts d’investissement : Achats de matériels, de prestations, ….

11 Séparer coûts d’investissement et coûts d’exploitation
Les coûts d’exploitation Identifier fixe et variable Identifier Direct et indirect

12 Le budget complet du projet
Montant de l’investissement initial : I Tableau des cash flow : Fonction des hypothèses de développement

13 Rappel : calcul de la rentabilité du projet
Comparaison entre l'investissement et les cash-flow générés VAN, DRC, TRI Investissement en ANNEE 0 = XXX €

14 Pilotage des coûts Introduction Budget d’un projet Coutenance
CBTE / CRTE / CBTB Le contrôle Les mesures correctrices

15 Cost control : suivi des coûts d’une activité de projet
Est-ce que cela coûte plus cher que prévu ? Que faire en cas de pb : Gestion pompier Ajustement mutuel Contrôle formel

16 Mesures Délai ou Durée = Charge / disponibilité Exemple :
Développeur disponible à mi temps 4 jours de charges sur un module 8 jours de délai ou de durée

17 Principe du Suivi (1) : Un voyage de 300 km (charge) d'une durée de 3 h en consommant 30 litres d'essence (ressources) Au bout d'une heure on a consommé 14 litres Quel est le décalage par rapport au prévu ?

18 Principe du Suivi (2) : On a fait 120 km
Quel est le décalage par rapport au prévu ? On a fait 20km de plus que prévu On a consommé 4l de plus que prévu Ecart de réalisation Ecart de consommation

19 Principes du contrôle Ne pas confondre temps passé et réalisé Loi du 80 / 20 Contrôler souvent pour réagir vite aux dérives Réallocation de ressources (Danger) Ré-définition du domaine fonctionnelle Ne pas contrôler TROP souvent Perte de temps Faire faire le contrôle par un "externe" au projet

20 Trois mesures pour suivre l’avancement
1 : Le temps prévu pour une tâche : Exemple : pour le mur 10 j/H 2 : Le temps passé sur la tâche : Exemple : Kevin a passé 8 J 3 Le reste à faire (ou le réalisé) sur la tâche Exemple : il reste 4 J/H de travail pour terminer Prévu Passé Reste à faire

21 Mesures - Coutenance Avancement en délai :
unité = durée, contrat, planning d ’occupation des ressources Avancement en charge : unité : jours/homme, marge

22 Mesures Coûts budgétés : prévus au référentiel budget à date donnée
Coûts réalisés : effectivement consommés ou engagés

23 Mesures : interprétations difficiles
Coûts réalisés < Coûts budgétés pas nécessairement bon signe Coûts réalisés > Coûts budgétés pas nécessairement mauvais signe

24 Autre mesure nécessaire
Travail effectué Avancement technique ou physique

25 Mesures du travail effectué
LE PLUS DIFFICILE à mesurer : X / 100 % à dire d ’expert Jalons intermédiaires

26 Charge prévue au référentiel
Mesures : Charges CBTP : Coût Budgété du Travail Prévu Charge prévue au référentiel Budget à date

27 CRTE : Mesures : Charges Coût Réel du Travail Effectué
Charge Consommée

28 Mesures : Charges CBTE Coût Budgété du Travail Effectué

29 Mesures des écarts CRTE - CBTE = écart de rendement écart de coût
en % = (CBTE-CRTE)/CBTE

30 Mesures des écarts CBTE – CBTP = écart d’activité écart planning en % = (CBTE-CBTP)/CBTP

31 Mesures des écarts CRTE - CBTE > 0 Coûte plus cher que prévu CBTE – CBTP > 0 On a fait plus que prévu

32 Indice d’activité = CBTE/CBTP
Mesures des écarts Indice d’activité = CBTE/CBTP

33 Exemple du voyage Au bout d'une heure :
CBTP : 10 litres pour 100 km CBTE : 12 litres pour 120 km CRTE : 14 litres pour 120km Indice de contrôle : (CRTE - CBTE) + (CBTE -CBTP) 4l = ( ) + (12 -10) 4l = 2l de sur-consommation + 2l de sur-réalisation Indice d’activité = 12/10 = 1.2

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35 Pilotage des coûts Introduction Budget d’un projet Coutenance
CBTE / CRTE / CBTB Le contrôle Les mesures correctrices

36 Contrôle formel : fiche de suivi
Nom du projet Tâche ( responsable, (WBS) Dates (début-fin : prévues, estimées, réelles) Charge (prévue, consommée, resté à faire Observations : identification de problèmes, cause des retards, des surcoûts… …

37 Contrôle formel : réunion d’avancement
Instrument de motivation et de responsabilisation Instance d’identification des problèmes Produit une liste d’actions Fait l’objet d’un compte-rendu

38 Anticipation des dérives
Etudes comparatives : des objectifs intermédiaires des dérives des charges partielles des corrélations entre dérives des influences externes

39 Pilotage des coûts Introduction Budget d’un projet Coutenance
CBTE / CRTE / CBTB Le contrôle Les mesures correctrices

40 Entériner les dérives :
Actions correctrices Entériner les dérives : Modifier les durées des tâches du Gantt Compléter le PERT Recalculer les dates et les marges Revoir le plan de charge …

41 Actions correctrices Modifier le contexte : Structure de l’équipe
Embauche/débauche Recours aux heures supplémentaires Modifier les autres ressources Livraison incrémentale Réduction fourniture…

42 Actions correctrices : le risque majeur
Avancement Prévu Introduction de nouvelles ressources Réel Fin projet Début projet Et en plus, le coût augmente !

43 Ce que vous devez savoir
Connaissances Définitions CBTE … Principes Contrôles et corrections Savoir faire : Analyse Proposition de solution Voir exemple de QCM ci-après