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Action Project / Formation PILOTAGE. Action Project / Formation 2 Le projet est finalisé  Il est décliné en lots, phases ou étapes, tâches, sous-tâches…

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1 Action Project / Formation PILOTAGE

2 Action Project / Formation 2 Le projet est finalisé  Il est décliné en lots, phases ou étapes, tâches, sous-tâches…  Les risques sont identifiés, des plans sont prévus  Les marges sont identifiées  Les ressources sont affectées On pilote….

3 Action Project / Formation 3 Les diagrammes de Gantt  Montre l’échelle du temps  Montre la marge Jalon Récapitulative

4 Action Project / Formation 4 Les marges Si les tâches liées à cette tâche récapitulative ne sont pas réalisées avant le 09/08, alors le projet sera en retard… 1

5 Action Project / Formation 5 Piloter c’est: anticiper ! Plan Projet V1 Plan Projet V2 REEL ESTIMATION À L'ACHEVEMENT t ff t’ ff’ LE RESTE À FAIRE ABB’

6 Action Project / Formation 6 Éléments constitutifs du Management d’un Projet  PRESENTATION DU PROJET  PLAN STRATEGIQUE  FINANCE, MARGE, TRESORERIE  GESTION DES HOMMES  QUALITE  DOCUMENTATION CONTRACTUELLE  MAITRISE DES RISQUES  PLANNING  COMMUNICATION, APPROBATION,  DIFFUSION  PILOTAGE

7 Action Project / Formation 7 Facturation Synoptique de la conduite de projet Assurance Qualité 2 - Définition du Produit Arborescence Produit Echéances Contractuelles 1 - CLIENT Contrat Cahier des charges 4 - Tâches Etude Industrialisation Production Essais Etc... Responsable Fiche de tâche 7 - Plateau Matériels Documents SERVICES: - Mise en service - Maintenance - Garantie - Transfert de technologie 6 - Fournitures Planning du projet XX XXXX XXXXX XX XXX X XX XXX X 5 - Logique de Déroulement 8 Gestion des Coûts Coûts 9 - Résultat Données Contractuelles Organisation entreprise

8 Action Project / Formation 8 Le pilotage et vous… Suivi 1 Projet Pilotage

9 Action Project / Formation 9 Le chef de projet  TRACE LA ROUTE  ENCOURAGE ET MOTIVE L'EQUIPAGE  DEFINIT LE POSTE DE CHACUN  FAIT REGULIEREMENT UN TOUR DE PONT  NE PERD PAS LE CAP  REGLE LES VOILES  TIENT LA BARRE FERME  RECOUD LE SPINNAKER  VERIFIE QUE RIEN NE BRULE SUR LE GAZ 9

10 Action Project / Formation 10 Principes de pilotage  Mécanisme formels de comptes- rendus  Points stratégiques de contrôle  Critères spécifiques de succès  Processus internes :  Définis  Acceptés  Contrôlés  Ne pas confondre rapports et contrôle

11 Action Project / Formation 11 Chacun pour les responsabilités qui sont les siennes AFIN QUE TOUTE DECISION SOIT PRISE EN CONNAISSANCE DE CAUSE de l'Opérationnel du Chargé de Lot du Chef de Projet du Maître d'Oeuvre de tous vers le Stratégique le Chef de Projet le Commanditaire le Maître d'ouvrage le Hiérarchique Aspect formel Devoir d'alerte Le Reporting

12 Action Project / Formation 12 Les différentes revues Maître d'ouvrage Chef de Projet Responsable de lot Chef de Projet Revue de Projet Revue de Management Revue technique Revue de changements Comité de Pilotage Equipe Projet Collaborateurs Comité de changement

13 Action Project / Formation 13 Contenu type d’un rapport d’avancement  CONTRAT INITIAL, MISSION - OBJECTIF  EVOLUTIONS, AVENANTS  EQUIPE DE PROJET, VIE DE L ’EQUIPE  FAITS MARQUANTS  SATISFACTION CLIENT  DONNEES D ’AVANCEMENT  EVOLUTION DES RISQUES ET PARADES  POINTS OUVERTS ET DEMANDE DE DECISIONS  DONNEES FINANCIERES

14 Action Project / Formation 14 Le rêve et la réalité Temps % de la réalisation Manière dont chaque chef de projet s’imagine l’avancement du travail L'avancement réel du travail

15 Action Project / Formation 15 Attitude face aux erreurs  Le chef de projet doit être rapidement mis au courant de chaque retard, de chaque problème Chaque projet possède sa mini- culture d'entreprise: •Le chef de projet crée une culture de projet différente de la culture de l'entreprise.  Mais: si un collaborateur est vertement réprimandé pour une erreur, un retard, alors chacun essayera de cacher ce qui ne va pas. •A cette fin, il doit surtout être un exemple 4

16 Action Project / Formation 16 La position du chef de projet Management INFO Vente MKG Vente MKG Bureau technique Bureau technique Production Montage Chef de projet Chef de projet INFO Client

17 Action Project / Formation 17 Admettre l’erreur • Faire une erreur est normal •Chercher l’erreur, et non le coupable ! • Une erreur se fait une fois et une seule • Définir des processus d'apprentissage • Ne pas sanctionner celui qui fait une erreur • Les ressources ont le droit à l’erreur et le devoir de se corriger…

18 Action Project / Formation 18 Quid du chef de projet Imposer Convaincre SolitaireSociable WANTED €

19 Action Project / Formation 19 Les dilemmes du chef de projet TEMPS MATIERE LA PLUS PRECIEUSE PERSONNELSPROFESSIONNELS OBJECTIFS

20 Action Project / Formation 20 Son rôle : Regarder ? Vers le haut Vers l'arrière Vers l'intérieur Vers le bas Vers l'avant Vers l'extérieur

21 Action Project / Formation 21 Les actions et vous? "Garder la balle dans son camp« (Regarder vers l’avant et vers l’arrière) "Etablir le contact" avec les parties prenantes (regarder vers le haut et l’extérieur) « Se concentrer sur les résultats » (regarder vers l’intérieur et vers le bas) Obtenir l'accord des parties prenantes Se construire une crédibilité Se constituer un réseau de relations Planifier et réviser en permanence Maintenir toute l'équipe informée Anticiper Promouvoir le projet Obtenir un retour d'informations Réfléchir Savoir fêter les réussites Présenter mission, objectifs et orientations Clarifier les critères individuels de réussite Etre exigeant Créer un esprit d'entraide

22 Action Project / Formation 22 Pilotage des coûts  Il importe de suivre séparément les coûts engagés et les coûts décaissés.  Les coûts déjà engagés peuvent représenter 80% du coût total alors que le projet n'en est qu'au tiers de sa durée => diminution des possibilités d'influencer les coûts. Coûts Temps Coûts engagés Coûts décaissés 100% 80% Coût du programme ProductionEtudes 15% 75% Économies possibles

23 Action Project / Formation 23 Courbe en S Analyse et proportions Coût prévisionnel réestimé à la date t Travail (ou Budget) à date Date t fio initiale de fin prévisionnelle du projet optimiste Écart positif de productivité à la date t Date t fi initiale de fin prévisionnelle de projet, pessimiste Date t d de début de projet Travail prévu (ou budget) pessimiste Ecart prévisionnel de fin de projet Prévision pessimiste définie à la date td Retard final prévisionnel défini à la date t Travail Prévu (ou budget prévu) optimiste Prévision optimiste définie à la date td Réalisation à la date t tdtd Ecart négatif de la productivité à la date t t: date courantet fip t fio trtr Date tr réestimée de fin prévisionnelle du projet

24 Action Project / Formation 24 La matrice d'Eisenhower Tâches C à planifier éventuellement pour soi-même ou à déléguer Téléphone meeting Tâches A à planifier court terme pour soi-même Crise - pompier - stress A ne pas planifier Courrier - détente - jeux Tâches B à planifier moyen terme ou éventuellement à déléguer Planif - Organis. SecondaireImportant Importance Urgence Non-urgent Urgent

25 Action Project / Formation 25 Les dix facteurs clés du management de projet Le pilotage et la rétroaction La gestion des problèmes COMMUNICATION L’approbation du client La mission du projet Le soutien de la DG La planification et la programmation L’écoute des clients Le personnel Les tâches techniques D’après Randall I. Schultz et Dennis P. Slevin, 1994

26 Action Project / Formation VOUS ET LE PILOTAGE DES PROJETS… 10 points pour « gagner »

27 Action Project / Formation 27 Entrer dans une équipe Projet demande: (1) D'être intransigeants sur le respect des critères de réussite mais inventifs et flexibles dans la manière d'y parvenir. D'exiger beaucoup de nous-mêmes et des autres en ce qui concerne l'engagement, l'énergie, les compétences et l'esprit d'entraide. De manifester son respect, son admiration et une réelle reconnaissance des qualités et aptitudes de tous ceux qui participent De signaler très tôt toute difficulté potentielle et de ne pas dissimuler ses erreurs ou passer sous silence un problème.     4

28 Action Project / Formation 28 Entrer dans une équipe Projet demande: (2) De fournir un effort important pour se tenir les uns les autres au courant et pour introduire les nouveaux venus ou les personnes extérieures. De se demander comment résoudre un problème au lieu d'accuser les autres. De représenter l'équipe de manière positive dans l'entreprise comme à l'extérieur.    2

29 Action Project / Formation 29 Entrer dans une équipe Projet demande: (3) D'apprécier, de faire participer les membres de l'équipe invisible et d'être ouverts à eux, car ils sont essentiels à notre réussite. De comprendre la place de nos rôles respectifs par rapport à celui des autres et à l'ensemble du projet et ainsi, de nous sentir capables d'enrichir d'idées et de questions la réflexion des autres. D'être franc mais respectueux les uns envers les autres lorsque nos résultats ne sont pas à la hauteur des aspirations, d'être fermes et de tout faire pour trouver une solution.    2

30 Action Project / Formation 30 De la théorie à la pratique… si il reste un peu de temps !  Du BOOST  A  L’OUTIL

31 Action Project / Formation 31 D’un Project BOOST à Project 2000 But Objectifs Stratégie Tactique Plan Projet V1 Plan Projet V2 Plan Projet Vn ? ? AB Le projet Des jalons Des lots Des tâches 1

32 Action Project / Formation 32 Vocabulaire  Projet  Tâche  WBS - Mode plan  Ressources  Gantt  Chemin critique  Les réseaux  Plan de charge  Travail  Charge  Travail planifié  Prévu  Référentiel  Travail réel  Consommé  Travail réalisé  Constaté  Travail restant  Reste à faire (RAF)

33 Action Project / Formation 33 Types de tâches  Tâche  Tâche récapitulative  Jalon  Répétitive  Hiérarchisées sous le mode Work Breakdown Structure (WBS) ou autre, personnalisé…

34 Action Project / Formation 34 Les tâches sont caractérisées par :  Durée  Affectations  Contraintes  Hiérarchie  Calendrier  Liens

35 Action Project / Formation 35 Types de champs  Champs entrés  Nom de la tâche  Champs à valeurs pré définies  Unité de temps pour la durée  Champs calculés  Marge libre  Champs entrés ou calculés  Coût d ’une ressource  Travail restant  Champs chronologiques  Coûts  Travail  Champs d ’informations  Champs libres  Numérique, texte, etc.  Listes liées  Formules de calcul

36 Action Project / Formation 36 Base de données projets Sous-projet 0001 Programme AXXX Sous-projet 0002 Sous-projet 0003 Sous-projet 0004 Projet Sp001 Projet Sp002 Ressources Internes Ressources Externes …

37 Action Project / Formation 37 Base de données du projet Moteur de planification Entrées directes Bases de données projets Dans le système d’information Base MPD Format Exportation FE FI

38 Action Project / Formation 38

39 Action Project / Formation 39

40 Action Project / Formation 40

41 Action Project / Formation 41 L’outil et vous  Tous les outils du monde ne pallieront pas à une carence humaine ou organisationnelle…  L’outil vous oblige à structurer vos projets  L’outil ne pourra vous « rendre » que ce que vous lui aurez « donné »…  L’outil ne pilote pas le projet !!!.../… 4

42 Action Project / Formation 42  Et la suite……………….. Vous appartient….

43 Action Project / Formation 43 Merci….


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