Faisons connaissance Fonction Ancienneté Effectif encadré

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0 Slides d’Animation Guide d’animation AGIR SUR LES ABSENCES
MALADIE ET ACCIDENTS Direction du Courrier / DRH_C Novembre 2008 Direction du Courrier / DRH_C Janvier 2009

1 Faisons connaissance Fonction Ancienneté Effectif encadré
L’absentéisme dans votre équipe Attentes de la formation Informations personnelles.

2 La form’action Présencéo
: une démarche de formation pour 100% des Managers Opérationnels sur 6 mois : Mieux appréhender l’absentéisme, les outils de diagnostic et d’analyse. Développer de nouvelles postures managériales pour prévenir et traiter de manière adaptée les situations d’absence.

3 Une action en quatre temps :
La form’action Présencéo Une action en quatre temps : Temps 1 : Appropriation de la posture Managériale Durée : 2 jours de formation Temps 2 : Action - Dans le mois suivant la formation, prise en charge, analyse et plan d’actions sur des situations d’absences et accidents. Temps 3 : Retour sur expérience - dans les 6 mois suivant le temps fort 1 : Durée : 1 jour Temps 4 : Rebond _ prise en charge de situations d’absence et accidents complexes.

4 l’absentéisme au Courrier
Définissons l’absentéisme Les 3 grands types d’absences retenus dans l’absentéisme au Courrier : Les Arrêts de Travail pour Maladie (ATM) Les Arrêts de Travail pour Accidents (ATA) Les Absences pour Longue Maladie (ALM) Absences cibles de Présencéo

5 Les absences au Courrier _ QUIZZ
1 Niveau 2008 des absences pour maladie et accidents en JAA? 13 * 17 * 20 * 2 Evolution en % des ATM en 2008? + = - 3 Equivalence en nombre de personnes absentes quotidiennement? 5 000 ** 8 000 ** ** 4 Coût des absences pour maladie et accidents en moyens de remplacement ? 160 *** 225 *** 270 *** 5 ATM : Niveau en JAA? 11,8 * 12,4 * 13,7 * 6 ATM : évolution 2008? 7 ATM : objectifs Courrier 2012 en JAA? 9 * 10,5 * 12 * 8 ATM : niveau au Courrier par rapport à d’autres entreprises? 9 ATA : Niveau en JAA? 1,9 * 2,1 * 2,3 * 10 ATA : évolution 2008? 11 ATA : objectifs Courrier 2012 en JAA? 1,5 * 1,8 * 2,2 * 12 ATA : niveau moyen au Courrier par rapport à d’autres entreprises? 13 ATA : quelle est la part des AT de la circulation dans le nombre total d’ATA avec arrêt? 25% 50% 75% 14 Quel est l’outil d’analyse des absences pour maladie? DALIA SIPREVA GAMCAT 15 Quel est l’outil d’analyse des accidents? 16 Niveau des absence pour maladie et accidents de la DOTC? ? 17 Évolution des ATM de la DOTC en 2008? 18 Évolution des ATA de la DOTC en 2008? * En JAA 8 _ ** en EAA _ *** en M€

6 Les absences au Courrier

7 Qui ne peuvent plus fonctionner!
Les absences au Courrier Quotidiennement, c’est personnes absentes OU 5 DOTC franciliennes 4 DOTC de province Qui ne peuvent plus fonctionner!

8 270 M€ Les absences au Courrier
Ce sont les coûts supplémentaires supportés par le Courrier en moyens de remplacement + + Kangoo Vélos électriques 4 PIC

9 Et les autres entreprises?
Le Courrier bien au dessus de la norme nationale, notamment d’entreprises dont les conditions de travail sont largement aussi difficiles que les nôtres (VINCI, VEOLIA Envirionnement

10 Et les autres entreprises?
La durée moyenne des ATA est nettement supérieure à celle d’entreprise ayant des activités similaires (DHL) ou des conditions de travail difficiles (VINCI)

11 Les enjeux 2009_2012 Des tendances préoccupantes
294 M€ 117 M€ 231M€ 177 M€ Nécessité d’AGIR pour inverser cette tendance équivalente à EAA, soit un enjeu annuel de quelques 117M€ Un enjeu de 117 M€ = EAA

12 Les enjeux 2009_2012 Des tendances préoccupantes
53 M€ 27 M€ 39 M€ 26 M€ Un enjeu de 27M€ si la tendance 2008 perdure et si aucune action spécifique n’est conduite. Un enjeu de 27 M€ = 675 EAA

13 Les autres bénéfices Les Clients Les Agents L’Équipe Les Managers
Le Courrier Une QS garantie… Moins de remplacement au pied levé Moins de fatigue Moins de stress… Formation Moins de tension Meilleur climat social… Meilleure gestion des CA Un management plus facile Moins de stress Moins de remplaçants à former… Meilleure image du Courrier une meilleure compétitivité Des moyens supplémentaires pouvant être redistribués ou réinvestis dans les conditions de travail…

14 Des actions déjà en oeuvre
Une politique de prévention, santé et sécurité au travail déjà en œuvre : PALMES PSST, Filière Prévention Courrier, Ergonomie et sécurité des équipements.

15 agir sur les accidents par une réelle analyse des causes
GAMCAT agir sur les accidents par une réelle analyse des causes Analyse des causes de ’accident, Recherche des solutions Définition des plan d’actions prévention Évalue les plans d'actions définis par les managers. favorise le partage des solutions locales SIPREVA Manager GAMCAT Préventeur Ressources humaines Analyse GAMCAT Production Pilotage GAMCAT Capitalise les analyses et plans d’actions au niveau local et national Mutualisation des expériences Orientation des politiques de prévention Formalisation de l’analyse des causes et du plan d’action local

16 Des actions déjà en oeuvre
Des actions sur la réduction des absences pour maladie également en oeuvre : sensibilisation des personnels sur les règles, mise à disposition d’outils d’analyse déploiement de formations prescription de contrôles médicaux… … mais qui doivent être complétées par une véritable analyse des causes d’absence. En 2006 : - réalisation d’un ETC sur les règles en matière d’absences (droits et obligations), Une formation de sensibilisation sur le développement du présentéisme, En 2007, le déploiement de DALIA, véritable outil d’analyse des situations individuelles, Appel à des sociétés spécialisées dans la réalisation de contre visites médicales Face à l’ampleur constatée du phénomène (slides 13 & 14), Ces actions sont-elles suffisantes pour réduire significativement et durablement le niveau des absences pour maladie? NON

17 sa présentation en CHSCT national
D’autres actions à conduire Plan d’action prévention 2009 Sera disponible dès sa présentation en CHSCT national

18 D’autres actions à conduire
Agir pour réduire l’absentéisme, c’est : Accentuer la prévention et l’amélioration des conditions de travail, Mieux comprendre les causes d’absences, Mieux gérer les absences au quotidien.

19 D’autres actions à conduire
Le rôle attendu des Managers dans la politique de prévention : l’exemplarité. Garant du port des EPI Contrôle du respect des consignes Analyse des causes d’accidents

20 « J’y vais _ j’y vais pas »
Mieux comprendre les causes d’absence Une démarche pour agir sur la recherche les causes « J’y vais _ j’y vais pas » Le matin, 4.30 au réveil, vous ne vous sentez pas bien ! Pas vraiment malade, mais pas en forme ! Flagada, mal de tête, gorge qui gratte, ventre qui gargouille ! Pour quelles raisons allez vous faire l’effort de vous rendre au travail ? (conscience professionnelle, esprit d’équipe, les échéances du jour, la clientèle, le chef, j’aime mon travail, mon éducation, l’impact sur ma rémunération, mon image, l’impact sur la journée du lendemain, mes responsabilités, …) A l’inverse, pour quelles raisons décideriez-vous de ne pas y aller ? (démotivation, payé quand même, pas de risque de sanction, pourquoi pas moi ?, j’ai autre chose à faire – terrasse, autre travail déclaré ou non…, les évènements du calendrier (vacances scolaires, week-ends prolongés, les ponts, les soldes, Rolland Garros, la Coupe du Monde, les champignons, l’ouverture de la pêche, …), en guise de représailles (entretien un peu musclé, C.A. refusés, …), j’ai des soucis, des problèmes à régler,… Essayons maintenant de classer ces différentes causes en 4 grandes rubriques : L’individu, la société française, l’organisation lla poste division courrier) et l’environnement professionnel (l’équipe) !

21 agir sur la rechercher des causes
Mieux comprendre les causes d’absence agir sur la rechercher des causes pratiques Managériales Vie privée Vie sociale Climat social Procédures & règles Conditions de travail Organisation Sécurité Le travail que nous venons d’effectuer montre clairement la complexité des causes d’absences, causes que l’on pourraient classer sous 4 à 5 grands thèmes : - Envirionnement managérial et climat sociat Si l’on développe encore un peu plus le travail que nous venons de réaliser, nous pouvons remarquer que des éléments supplémentaires vont fortement influer sur les comportements : Nous entendons aujourd’hui beaucoup parler de l’environnement de travail : la sécurité, l’ambiance, le climat social, les conditions de travail… Un agent en début de dérive basculera facilement dans le côté obscur s’il doit au quotidien faire face à l’isolement, à de l’insécurité, à des contraintes horaires difficiles… Si on parle aujourd’hui de pénibilité c’est bien parce qu’un agent X doit parfois faire face à trop de problèmes pour être capable de ne pas voir la pénibilité de son travail ! Il y a de la pénibilité dans tous les métiers et dans toutes les entreprises, mais lorsqu’on est capable d’entretenir la motivation, on est heureux de se rendre au travail quelque soit la pénibilité qu’il représente. Lorsque l’on se rend au travail « à reculons » on voit beaucoup plus l’aspect contraignant des règles, et on pense plus à ce qu’il y aura après la journée de travail. Notre vie sociale, nos centres d’intérêts, notre vie privée. Parfois, on a envie de journées plus faciles ou pire de rester à la maison ! Aptitude réduite Sinistralité Un contexte complexe, multicritères qui se nourrit de notre désintérêt

22 agir les bonnes cibles Mieux comprendre les causes d’absence
L’absence au travail est un bon indicateur de santé, de motivation : Si 80 % des agents sont des professionnels du travail; agents qui peuvent bénéficier d’absences ponctuelles pour raison médicale, il existe aussi 5% environ de professionnels de l’absentéisme, agents dont majoritairement les absences sont de courtes durée et répétitives. Les 15% restant sont des agents, pas spécialement hyper motivés pour leur travail et qui se posent la question du « j’y vais ou j’y vais pas ». Ces 15% sont bien effectivement le cœur de cible des diverses actions que nous devons conduire en matière de recherche des causes d’absence en vue d’apporter des réponses concrètes. Conclusion : 80% des absences dites compressibles sont générées par 20% des situtations Si l’on développe encore un peu plus le travail que nous venons de réaliser, nous pouvons remarquer que des éléments supplémentaires vont fortement influer sur les comportements : Nous entendons aujourd’hui beaucoup parler de l’environnement de travail : la sécurité, l’ambiance, le climat social, les conditions de travail… Un agent en début de dérive basculera facilement dans le côté obscur s’il doit au quotidien faire face à l’isolement, à de l’insécurité, à des contraintes horaires difficiles… Si on parle aujourd’hui de pénibilité c’est bien parce qu’un agent X doit parfois faire face à trop de problèmes pour être capable de ne pas voir la pénibilité de son travail ! Il y a de la pénibilité dans tous les métiers et dans toutes les entreprises, mais lorsqu’on est capable d’entretenir la motivation, on est heureux de se rendre au travail quelque soit la pénibilité qu’il représente. Lorsque l’on se rend au travail « à reculons » on voit beaucoup plus l’aspect contraignant des règles, et on pense plus à ce qu’il y aura après la journée de travail. Notre vie sociale, nos centres d’intérêts, notre vie privée. Parfois, on a envie de journées plus faciles ou pire de rester à la maison !

23 Les entretiens Des fiches pocket Une matrice d’entretiens
Des entretiens pour garder le contact entre un collaborateur et son entreprise Entretiens autour de la prévenance Des fiches pocket Entretiens de maintien du contact Entretiens de retour au travail : pour les absences ponctuelles pour les longues absences Entretien de recherche de causes Entretien de recadrage Remettre aux encadrants les outils et méthodes indispensables pour agir sur le présentéisme : La méthodologie est la pierre angulaire de la réussite car chaque type d’entretiens correspond à une situation donnée sur laquelle nous nous devons d’agir. Le management du présentéisme débute dès le début de la 1ère vacation non assurée et se poursuit jusqu’au retour de l’agent. Une matrice d’entretiens Un entretien systématique et formalisé à partir : de la 3ème absence sur 12 mois glissants de la 1er absence injustifiée

24 Justification de l’absence
Les entretiens sur la ligne du temps absence Justification de l’absence reprise Dans les 3 jours 48 h Entretien de recadrage Entretiens de maintien du contact Entretien de retour au travail Entretien de recherche des causes Appel de l’agent ou du Manager si non prévenance Entretien de ré-accueil après une longue absence 24

25 LES JEUX DE ROLE Modalités de mises en œuvre
Manager S’entraîner en simulant de réelles situations d’absences

26 Justification de l’absence
Les entretiens sur la ligne du temps Justification de l’absence reprise absence Dans les 3 jours 48 h Entretien de recadrage Entretien de maintien du contact Appel de l’agent (prévenance) Entretien de retour au travail Entretien de recherche des causes Entretien de ré-accueil après une longue absence pour maladie ou AT Appel du Manager (non prévenance) 26

27 Agir sur l’organisation du service
Appel de prévenance Agir sur l’organisation du service Objectifs Estimer la durée prévisible de l’absence pour anticiper l’organisation du service Récolter des informations pour la continuité de l’activité Fixer le prochain contact Ne pas remettre en cause les motifs de l’absence Ne pas mettre la pression (harcèlement) Cet appel fait partie des « essentiels » et doit donc être respecté par l’agent ! De toute manière, la meilleure méthode pour insister sur son importance c’est de mettre l’accent sur le fait que quand on a l’esprit d’équipe et qu’on fait preuve de respect mutuel, cette action est tout simplement naturelle Entretien informel 27

28 Justification de l’absence
Les entretiens sur la ligne du temps absence Justification de l’absence reprise Dans les 3 jours 48 h Entretien de recadrage Entretien de maintien du contact Appel de l’agent (prévenance) Entretien de retour au travail Entretien de recherche des causes Entretien de ré-accueil après une longue absence pour maladie ou AT Appel du Manager (non prévenance) 28

29 La non prévenance de l’absence
Agir sur l’organisation du service Objectifs Prendre des nouvelles de l’agent Connaître les raisons du non appel Rappeler les règles concernant la prévenance de l’absence Rappeler la règle concernant l’envoi de l’arrêt de travail Recueillir des informations sur la durée de l’arrêt Récolter des informations pour la continuité de l’activité Entretien informel 29

30 Les processus de gestion
Un outil pour agir, au quotidien, sur la gestion des absences la prévenance de l’absence, la justification de l’absence,

31 Déjeuner

32 Justification de l’absence
Les entretiens sur la ligne du temps absence Justification de l’absence reprise Dans les 3 jours 48 h Entretien de recadrage Entretiens de maintien du contact Appel de l’agent (prévenance) Entretien de retour au travail Entretien de recherche des causes Entretien de ré-accueil après une longue absence pour maladie ou AT Appel du Manager (non prévenance) 32

33 Agir sur la considération
Maintien du contact pendant une courte absence ATM de 4 à 14 jours ATA de 4 à 7 jours Agir sur la considération Objectifs Prendre des nouvelles de l’agent Envisager le retour au travail Anticiper une éventuelle prolongation, valider la date de reprise Donner des nouvelles du service, de l’équipe Dans ce cas par contre, le maintien du contact est une action en tout point NA TU RELLE ! 80 % des agents qui reviennent après un arrêt longue durée et qui n’ont pas eu de contact s’en plaignent Par contre une majorté d’encadrants sont mal à l’aise avec cette action. Si vous avez du vous arrêter pendant 2 mois, comment avez-vous perçu l’appel de votre chef ? Au vu des difficultés rencontrées parfois dans la programmation dans les délais autorisés de la visite de reprise avec le M.P.P. ce contact permet aussi d’anticiper la prise de rendez vous Entretien informel 33

34 Justification de l’absence
Les entretiens sur la ligne du temps absence Justification de l’absence reprise Dans les 3 jours 48 h Entretien de recadrage Entretiens de maintien du contact Appel de l’agent (prévenance) Entretien de retour au travail Entretien de recherche des causes Entretien de ré-accueil après une longue absence pour maladie ou AT Appel du Manager (non prévenance) 34

35 Entretien de retour au travail
ATM ponctuel marquer le retour au travail Objectifs Entretien préalable à la reprise du travail Montrer par cet entretien que vous avez remarqué l’absence de l’agent Montrer que vous l’attendiez Inutile de commencer à faire des entretiens officiels pour en faire ! Un agent qui a une ou deux absences de courte ou moyenne durée sur 12 mois glissants s’inscrit tout simplement dans la normalité ! Donc l’important ici est de systématiser une bonne pratique : Montrer à un agent qui revient après une absence que vous l’attendiez, que vous avez remarqué, en bon manager son absence. Cela se fait de façon informelle, mais il est important de le faire Entretien informel 35

36 Bien préparer l’entretien pour agir efficacement
La préparation d’un entretien d’après absence Bien préparer l’entretien pour agir efficacement Recueillir l’historique des absences (DALIA, SIPREVA, GAMCAT) Reprendre le dossier manager (en sortir les faits marquants) Analyser la situation (respect des règles, types d’absences, fréquence, impact sur le service) Choisir le modèle d’entretien approprié Quel est mon objectif principal (ré-accueillir, recadrer, comprendre) ? Quels sont les faits qui me permettent de confirmer mon analyse ? Quels sont les informations que je dois recueillir ? Les messages que je dois transmettre ? Quels sont les actions possibles ? Quand et comment les mettre en œuvre ?

37 DALIA Informations agents Niveaux de forage Les indicateurs
Les absences observées Les absences en J/A/A par domaine STRUCTURE DE L’OUTIL Cet outil d’aide au développement du présentéisme, qui sera mis à la disposition des NOD au début de l’année 2007, permettra à tous les niveaux hiérarchiques de piloter et de diagnostiquer collectivement et individuellement l’absentéisme. Il comprend 2 grands types d’informations : Les informations issues des tables agents de prisme (Fonction, grade, statut, contrat, sexe, âge, situation familiale et nombre d’enfants) 2.Diverses fenêtres présentant, dès l’ouverture, la volumétrie de toutes les absences (hors CA, RC) en Jour/Agent/An : Un diagramme mensualisé présentant l’évolution de l’absentéisme par rapport à la moyenne nationale (à terme, il sera possible d’y intégrer les objectifs) Les principaux indicateurs autour desquels l’outil est structuré Le nombres d’agents ayant eu au moins 1 absence Le nombre d’absences La durée moyenne par agents de ces absences en J/A/A La durée totale de ces absences en jours La durée moyenne d’une absence Le nombre d’agents en effectifs (ramenés à l’année) La segmentation de la durée moyenne par agent des principales absences suivies Les Arrêts de Travail pour Maladie (COM) Les longues maladie (CLM, CLD et CGM) Les Autorisations Spéciales d’Absences pour raisons familiales Les absences irrégulières Et une petite fenêtre autres absences (ASA syndicales, mise à disposition, maternité….) La durée moyenne moyenne en J/A/A par différents domaines d’activités tri (CTC, PIC) Commercial Distribution Structures Une carte structurée hiérarchiquement avec la durée moyenne en J/A/A des absences : En rouge 5% au dessus la moyenne nationale En vert 5% au dessous la moyenne nationale En Blanc 5% autour de la moyenne nationale Une fenêtre avec les informations concernant le siège et les DCN 3 onglets permettant : Une analyse directe des ATM par strate de durée (nombre d’absences, nombre d’agents, durée des absences) De connaître avec précision le type d’absence D’accéder directement à la carte des DOTC Analyse des ATM par strates de durée Résultats par DOTC

38 DALIA Tableau de bord établissement

39 DALIA Historique absences en nombre et durée

40 DALIA Dates et jours d’absence de l’agent

41 SIPREVA Un outil pour connaître les circonstances et faits des accidents 1. Déclaration de l’accident travail-trajet Accident PRISME SIPREVA Manager SIPREVA 2. Description des faits et circonstances. 3. Création automatique des dossiers GAMCAT avec transfert automatique (après 24 heures) des données déjà saisies dans SIPREVA 4. Statistiques nationales sur les circonstances des accidents pour orienter les politiques de prévention et observer les résultats des actions menées 3 dossiers GAMCAT

42 GAMCAT Un outil pour analyser les causes d’accidents et déterminer des plans d’actions adaptés Analyse des causes de ’accident, Recherche des solutions Définition des plan d’actions prévention Évalue les plans d'actions définis par les managers. favorise le partage des solutions locales SIPREVA Manager GAMCAT Préventeur Ressources humaines Analyse GAMCAT Production Pilotage GAMCAT Capitalise les analyses et plans d’actions au niveau local et national Mutualisation des expériences Orientation des politiques de prévention Formalisation de l’analyse des causes et du plan d’action local

43 LE REMPLACEMENT LES IMPACTS
La préparation d’un entretien d’après absence Identifier les impacts de l’absence sur le fonctionnement du service LE REMPLACEMENT LES IMPACTS Possible ou pas ? Par qui ? (interne, externe) Le délai ? La durée ? L’impact sur l’équipe (report ou annulation de C.A., de R.C., de R.C.Y., formations, entretiens, … L’impact sur la production : - les retards - les restes - les tournées doublées, à découvert - le risque d’erreurs L’impact sur la qualité de service : - pression, climat social

44 La préparation d’un entretien d’après absence
La fiche d’entretien : Un outil pour préparer, conduire et conclure un entretien

45 La préparation d’un entretien d’après absence
La fiche d’entretien : Un outil pour préparer, conduire et conclure un entretien

46 LES DIFFERENTES PHASES LES BONS COMPORTEMENTS
Bien communiquer en entretien Adopter sa communication pour faciliter le dialogue LES DIFFERENTES PHASES LES BONS COMPORTEMENTS L’accueil La création d’un contexte favorable à l’échange Le but de l’entretien Le rappel de la situation L’échange Le plan d’action La conclusion L’intérêt pour l’agent et sa santé L’empathie L’écoute La clarté des propos Les faits, les dates, les durées Les questions ouvertes inciter plutôt que proposer La reformulation et la planification du suivi

47 Harcèlement et discrimination
Une communication adaptée pour agir sur l’ouverture et l’écoute Les entretiens Présencéo doivent se dérouler selon certaines règles pour éviter la discrimination et le harcèlement moral : Qu’est ce que la discrimination ? Comment éviter la discrimination ? En communiquant à l’ensemble des agents les règles et les procédures que vous allez mettre en place, En appliquant les règles et les procédures de manière identique pour tout le monde et en les mettant en pratique en même temps, En ne commettant pas l’erreur de mettre en place des « passe-droits » ou un changement de règles pour certains. Qu’est-ce que la discrimination : Raciale, sexuelle, ou tout simplement personnelle, la discrimination consiste en la pratique et mise en œuvre de règles différentes d’une personne à l’autre

48 Harcèlement et discrimination
Une communication adaptée pour agir sur l’ouverture et l’écoute Les entretiens Présencéo doivent se dérouler selon certaines règles pour éviter la discrimination et le harcèlement moral : Qu’est ce que le harcèlement moral ? Comment éviter le harcèlement moral ? En étant à tout moment ouvert au dialogue En ne portant aucun jugement, en restant factuel En raisonnant en terme de plan d’actions pour atteindre les objectifs En recherchant en même temps l’intérêt du service et de l’agent En s’appuyant sur les mêmes règles concernant l’ensemble des agents. Qu’est-ce que le harcèlement moral? Le harcèlement moral consiste en des comportements ciblés, à caractère volontaire, ayant pour conséquence principale de mettre sous pression malsaine un individu.

49 Justification de l’absence
Les entretiens sur la ligne du temps absence Justification de l’absence reprise Dans les 3 jours 48 h Entretien de recadrage Entretiens de maintien du contact Appel de l’agent (prévenance) Entretien de retour au travail Entretien de recherche des causes Entretien de ré-accueil après une longue absence pour maladie ou AT Appel du Manager (non prévenance) 49

50 Entretien de recadrage
agir sur le respect des règles Objectifs Formaliser le retour d’un agent après un non respect des règles Amener l’agent à prendre conscience des conséquences de ses manquements professionnels Rappeler les règles en matière d’absence Etre à l’écoute pour accéder aux causes du non respect des règles Formaliser par écrit la faute Rechercher des axes d’amélioration, décider des actions en cas de récidive et les annoncer clairement à l’agent Un arrêt de travail délivré par un médecin est une prestation juridique incontournable qu’il est hors de question de remettre en question ! Par contre, il y a tellement de règles qui ne sont pas respectées au sein d’une organisation. Une règle non respectée c’est une faute. Une faute qui se répète peut devenir grave, lourde. Donc cet entretien a pour but de rappeler les règles et les devoirs de l’agent et d’éviter un nouveau manquement aux conséquences pouvant être embarrassantes ! Entretien formel 50

51 Entretien de recadrage
Une responsabilité partagée pour agir sur les situations d’absences injustifiées. Absences injustifiées Absence 1 Absence 2 Absence 3 Entretien formel avec le manager de proximité Entretien formel/disciplinaire avec le Directeur d’établissement Entretien disciplinaire avec le D.R.H. du N.O.D. Dans la législation française, une absence injustifiée (irrégulière) est un manquement grave à nos devoirs ! Pour autant, notre historique, qui est également celui de nombreuses entreprises a autorisé certaines pratiques qui ont banalisé cette règle Un agent qui a une absence injustifiée peut se retrouver dans cette situation pour différentes raisons : De l’insouciance, de la jeunesse, un manque de maturité Du je m’en « foutisme » du laxisme, de la fainéantise Des représailles, de la vengeance, de la volonté d’exprimer son mécontentement par un comportement négatif Un échange au cours d’un entretien formel s’impose donc pour : Recadrer un agent et le rendre plus responsable Recadrer un agent en lui rappelant que s’il a des droits, il a aussi des devoirs Recadrer et sanctionner un agent qui ne respecte pas délibérément les règles, qui ne vous respecte pas Regardons et inspirons nous de l’attitude d’un bon arbitre de sport collectif : A la première fois qu’une règle n’est pas respectée, il y a un avertissement verbal sans frais ! A la deuxième fois, c’est un carton jaune et à la troisième fois c’est un rouge ! L’arbitre qui sait donner le jaune à point nommé doit rarement sortir le rouge ! Pourquoi ne pas faire pareil ?

52 Les Essentiels Un outil pour informer les agents sur leurs droits et obligations et les sensibiliser à l’importance de leur respect concernant : les Arrêts de Travail pour Maladie (ATM), les Arrêts de Travail pour Accident (ATA), les Autorisations Spéciales d’Absence pour Raisons Familiales (ASAF)

53 FIN de la 1ère journée Bonne soirée

54 Justification de l’absence
Les entretiens sur la ligne du temps absence Justification de l’absence reprise Dans les 3 jours 48 h Entretien de recadrage Entretiens de maintien du contact Appel de l’agent (prévenance) Entretien de retour au travail Entretien de recherche des causes Entretien de ré-accueil après une longue absence pour maladie ou AT Appel du Manager (non prévenance) 54

55 Objectifs Agir sur la considération Envisager le retour au travail
Maintien du contact pendant une longue absence ATM > 14 jours ATA > 7 jours Agir sur la considération Objectifs Envisager le retour au travail Anticiper une éventuelle prolongation, valider la date de reprise Donner des nouvelles du service, de l’équipe Convenir de la date du prochain entretien Anticiper la prise de rendez vous avec la médecine de prévention Dans ce cas par contre, le maintien du contact est une action en tout point NA TU RELLE ! 80 % des agents qui reviennent après un arrêt longue durée et qui n’ont pas eu de contact s’en plaignent Par contre une majorté d’encadrants sont mal à l’aise avec cette action. Si vous avez du vous arrêter pendant 2 mois, comment avez-vous perçu l’appel de votre chef ? Au vu des difficultés rencontrées parfois dans la programmation dans les délais autorisés de la visite de reprise avec le M.P.P. ce contact permet aussi d’anticiper la prise de rendez vous Entretien informel 55

56 Justification de l’absence
Les entretiens sur la ligne du temps absence Justification de l’absence reprise Dans les 3 jours 48 h Entretien de recadrage Entretiens de maintien du contact Appel de l’agent (prévenance) Entretien de retour au travail Entretien de recherche des causes Entretien de ré-accueil après une longue absence pour maladie ou AT Appel du Manager (non prévenance) 56

57 L’entretien de recherche des causes
Absences répétitives Agir sur les causes racines Objectifs Eviter le renouvellement de l’absence Faire prendre conscience à l’agent de l’impact de ses absences sur l’équipe - donner une dimension à l’aspect factuel de l’absentéisme (jours, durées, périodicité,…) Comprendre ce qui se passe, Accéder aux causes profondes des absences Proposer son aide, réfléchir sur les solutions à mettre en place Obtenir un engagement/une information-clé Orienter vers l’interlocuteur adéquat si nécessaire (médecin, assistante sociale, hiérarchie supérieure…) Entretien formel 57

58 L’entretien de recherche des causes
Une responsabilité partagée pour traiter les situations pour maladie et accidents de courte durée et répétitives Nombre d’entretiens (fréquence) X Étape 1 Étape 2 Étape 3 Entretiens avec le manager de proximité Entretien avec le Directeur d’établissement Entretien avec le D.R.H. du N.O.D. Qui doit mener les entretiens ? Chaque niveau hiérarchique a un rôle capital à jouer afin de : Renforcer son rôle d’encadrant Donner un sens aux entretiens Renforcer la solidarité des différents niveaux hiérarchiques Mettre l’agent en face de différents interlocuteurs en vue de faciliter le dialogue mais aussi lui montrer que tout le monde se préoccupe de lui

59 Justification de l’absence
Les entretiens sur la ligne du temps absence Justification de l’absence reprise Dans les 3 jours 48 h Entretien de recadrage Entretiens de maintien du contact Appel de l’agent (prévenance) Entretien de retour au travail Entretien de recherche des causes Entretien de ré-accueil après une longue absence pour maladie ou AT Appel du Manager (non prévenance) 59

60 Entretien de retour au travail
ATA < 7 jours marquer le retour au travail Objectifs Entretien préalable à la reprise du travail Montrer par cet entretien que vous avez remarqué l’absence de l’agent Montrer que vous l’attendiez Inutile de commencer à faire des entretiens officiels pour en faire ! Un agent qui a une ou deux absences de courte ou moyenne durée sur 12 mois glissants s’inscrit tout simplement dans la normalité ! Donc l’important ici est de systématiser une bonne pratique : Montrer à un agent qui revient après une absence que vous l’attendiez, que vous avez remarqué, en bon manager son absence. Cela se fait de façon informelle, mais il est important de le faire Entretien informel 60

61 Justification de l’absence
Les entretiens sur la ligne du temps absence Justification de l’absence reprise Dans les 3 jours 48 h Entretien de recadrage Entretiens de maintien du contact Appel de l’agent (prévenance) Entretien de retour au travail Entretien de recherche des causes Entretien de ré-accueil après une longue absence pour maladie ou AT Appel du Manager (non prévenance) 61

62 Entretien de recadrage
agir sur le renforcement du respect des règles Objectifs Formaliser le retour d’un agent après un non respect des règles Amener l’agent à prendre conscience des conséquences de ses manquements professionnels Rappeler les règles en matière d’absence Etre à l’écoute pour accéder aux causes du non respect des règles Formaliser par écrit la faute Rechercher des axes d’amélioration, décider des actions en cas de récidive et les annoncer clairement à l’agent Un arrêt de travail délivré par un médecin est une prestation juridique incontournable qu’il est hors de question de remettre en question ! Par contre, il y a tellement de règles qui ne sont pas respectées au sein d’une organisation. Une règle non respectée c’est une faute. Une faute qui se répète peut devenir grave, lourde. Donc cet entretien a pour but de rappeler les règles et les devoirs de l’agent et d’éviter un nouveau manquement aux conséquences pouvant être embarrassantes ! Entretien formel 62 62

63 Le guide des contre visites médicales
Un outil pour agir en cas de doute sur l’absence Un droit pour toutes les entreprises. Des règles complexes Des processus différents selon le statut : le déclenchement la réalisation l’exploitation de la contre visite Remise du guide et du quizz

64 Déjeuner

65 Justification de l’absence
Les entretiens sur la ligne du temps absence Justification de l’absence reprise Dans les 3 jours 48 h Entretien de recadrage Entretiens de maintien du contact Appel de l’agent (prévenance) Entretien de retour au travail Entretien de recherche des causes Entretien de ré-accueil après une longue absence pour maladie ou AT Appel du Manager (non prévenance) 65

66 L’entretien de recherche des causes
Absences répétitives Objectifs Eviter le renouvellement de l’absence Faire prendre conscience à l’agent de l’impact de ses absences sur l’équipe - donner une dimension à l’aspect factuel de l’absentéisme (jours, durées, périodicité,…) Comprendre ce qui se passe, Accéder aux causes profondes des absences Proposer son aide, réfléchir sur les solutions à mettre en place Obtenir un engagement/une information-clé Orienter vers l’interlocuteur adéquat si nécessaire (médecin, assistante sociale, hiérarchie supérieure…) Entretien formel 66

67 Justification de l’absence
Les entretiens sur la ligne du temps absence Justification de l’absence reprise Dans les 3 jours 48 h Entretien de recadrage Entretiens de maintien du contact Appel de l’agent (prévenance) Entretien de retour au travail Entretien de recherche des causes Entretien de ré-accueil après une longue absence pour maladie ou AT Appel du Manager (non prévenance) 67

68 Entretien de ré-accueil après une longue absence
ATM > 14 jours ATA > 7 jours  Objectifs Informer sur les changements survenus dans le service durant l’absence Prendre en compte les éventuelles restrictions médicales Vérifier et faciliter les conditions de la reprise (médicales, psychologiques, physiques) Vérifier les éventuels liens (absence – organisation) Formaliser par écrit les prises de décisions Mettre en place un suivi durant les premiers temps L’être humain résiste naturellement aux changements, donc en quelques semaines il s’en passe souvent des choses ! Ne laissez pas courir la rumeur, donnez les informations vous-même ! Un agent qui revient après une longue absence a besoin d’être rassuré par rapport à ses aptitudes physiques, psychologiques, sur son mental. Vous pouvez par votre accueil agir très favorablement sur sa motivation En cas de doutes ou d’inaptitudes, il faut que vous puissiez échanger avec l’agent à ce sujet et mettre en place temporairement un suivi C’est tout simplement une évidence que de marquer de la considération pour un membre de votre équipe qui revient après une longue absence ? Entretien informel ou formel 68

69 Justification de l’absence
Les entretiens sur la ligne du temps absence Justification de l’absence reprise Dans les 3 jours 48 h Entretien de recadrage Entretiens de maintien du contact Appel de l’agent (prévenance) Entretien de retour au travail Entretien de recherche des causes Entretien de ré-accueil après une longue absence pour maladie ou AT Appel du Manager (non prévenance) 69

70 L’entretien de recherche des causes
Absences répétitives Objectifs Eviter le renouvellement de l’absence Faire prendre conscience à l’agent de l’impact de ses absences sur l’équipe - donner une dimension à l’aspect factuel de l’absentéisme (jours, durées, périodicité,…) Comprendre ce qui se passe, Accéder aux causes profondes des absences Proposer son aide, réfléchir sur les solutions à mettre en place Obtenir un engagement/une information-clé Orienter vers l’interlocuteur adéquat si nécessaire (médecin, assistante sociale, hiérarchie supérieure…) Entretien formel 70

71 Justification de l’absence
Les entretiens sur la ligne du temps absence Justification de l’absence reprise Dans les 3 jours 48 h Entretien de recadrage Entretiens de maintien du contact Appel de l’agent (prévenance) Entretien de retour au travail Entretien de recherche des causes Entretien de ré-accueil après une longue absence pour maladie ou AT Appel du Manager (non prévenance) 71

72 Entretien de ré-accueil après un accident
ATA > 7 jours  Objectifs Informer sur les changements survenus dans le service durant l’absence Prendre en compte les éventuelles restrictions médicales Vérifier et faciliter les conditions de la reprise (médicales, psychologiques, physiques) Reprendre l’analyse des causes de l’accident et mettre en place des actions de prévention et de sécurité Formaliser par écrit les décisions prises Mettre en place un suivi durant les premiers temps L’être humain résiste naturellement aux changements, donc en quelques semaines il s’en passe souvent des choses ! Ne laissez pas courir la rumeur, donnez les informations vous-même ! Un agent qui revient après une longue absence a besoin d’être rassuré par rapport à ses aptitudes physiques, psychologiques, sur son mental. Vous pouvez par votre accueil agir très favorablement sur sa motivation En cas de doutes ou d’inaptitudes, il faut que vous puissiez échanger avec l’agent à ce sujet et mettre en place temporairement un suivi C’est tout simplement une évidence que de marquer de la considération pour un membre de votre équipe qui revient après une longue absence ? Entretien informel ou formel 72

73 J’y vais. Mes engagements
Et maintenant, quels engagements vais-je prendre en matière de réduction des absences et accidents…. J’y vais. Comment? Qui (avec)? Quoi (sur) ? Quand? Combien?

74 Merci de votre participation,
Conclusion de la formation Durée : 30’ Fiche d’évaluation de la formation Questions-réponses Conclusion du séminaire Merci de votre participation, à bientôt